Bedriftsbokstaver brukes til formell kommunikasjon i bedrifter og organisasjoner. I motsetning til uformell korrespondanse skrevet til nærstående og slektninger, er forretningsbrev ment å formidle informasjon kort og faglig til mottakeren. Vanligvis inneholder korrespondanse en introduksjon, kropp og konklusjon. Forskjeller mellom tobrevformatene kan også bli funnet i tegnsetting, lengde, tone og skrivestil. Videre krever forretningsbrev vanligvis en oppfordring til handling eller svar etter mottak av brevet.
Elementer du trenger
-
Ordbehandlingsprogramvare
-
Firma brevhode
Start med grunnleggende firma eller formelt brevpapir. Pass på at adressen din er inkludert på toppen, sammen med kontaktinformasjonen din og bedriftslogoen hvis det er aktuelt.
Skriv datoen. Plasser mottakerens adresse to linjer under datoen, over hilsen. Ta med navn, formell tittel, firmanavn og kontoradresse.
Skriv hilsen to linjer under mottakerens adresse. Adress mottaker ved å bruke "Kjære", etterfulgt av individets tittel og etternavn. Husk å legge til et kolon i stedet for et komma etter etternavnet. Bruk "til hvem det kan bekymre seg" eller "Kjære herr / fru" hvis du ikke kjenner mottakerens navn eller kjønn.
Begynn intro-avsnittet ditt etter hilsen. Snakk om hvorfor du skriver forretningsbrevet og hva du ønsker å be om fra mottakeren. Angi posisjonen din hvis du presenterer et argument. Referansebegivenheter, møter eller personer som er kjent eller relevante for leseren.
Utdype om formålet eller hovedemnet til brevet i kroppen. Gi eksempler som støtter ditt argument, forespørsel eller forslag. Gi detaljer om produktegenskaper og fordeler, så vel som kundeanmeldelser hvis du selger til en klient eller et prospekt.
Følg kroppen med din konklusjon. Gjenta din første forespørsel eller posisjon. Takk leseren for sin tid og omtanke, og fortell henne hvordan hun kan kontakte deg for ytterligere spørsmål eller informasjon.
Slutt med en gratis lukk to linjer ned fra kroppens siste setning. Tildel fire mellomrom for din signatur og trykt navn.
Tips
-
Selv om det er valgfritt, kan du legge merke til formålet med brevet helt fra begynnelsen ved å inkludere en faglinje før hilsen. Det er også vanlig å legge til en oppmerksomhetslinje for tydelig å indikere den tiltenkte mottakeren.
Skriv korte og korte setninger. Husk at leserne kan skumme i stedet for å lese hvert ord i brevet. Fet tekst du anser viktig for leseren. For brev som er lengre enn en side, bør du vurdere å gruppere avsnitt under overskrifter eller organisere innhold ved hjelp av kuler og tall.
