Når det kommer til et komplisert stykke maskiner, for eksempel en bil, skjer det feil. Men som kunde, fortjener du å få de feilene utbedret. Skriv et klagebrev som en formell måte å løse en konflikt med bilfirmaet på. Du trenger ikke å være følelsesmessig eller dramatisk for å få de resultatene du fortjener. Fokus på å holde et minnelig forhold til virksomheten ved å være objektiv og rettferdig når du søker et middel.
Adress brevet til riktig person. Start med butikkansvarlig for stedet du besøkte. Hvis du ikke mottar et botemiddel fra butikkbehandleren, kan du se etter en regional leder. Du kan finne organisasjonsstrukturen i selskapet ved å gå til nettsiden eller ved å ringe til hovedkontoret og be om kontaktinformasjon fra lederen.
Begynn brevet ved å legge ut tidslinjen for hendelsene. På en detaljert måte, forklar hva som skjedde, når det skjedde og hvem du snakket med. For eksempel: "Fredag 30. juni besøkte jeg stedet på 123 Maple Street. Etter å ha snakket med salgsselskapet Jim, bestemte jeg meg for å få en tuneup og oljeskift. Jeg ble belastet totalt $ 100."
Forklar problemet. Vær så beskrivende som mulig. For eksempel: "Etter å ha forlatt butikken, la jeg merke til en rattlende støy under hetten da bilen var tomgang."
Fortell selskapet nøyaktig hva du vil at den skal gjøre for å rette opp situasjonen. For eksempel: "Jeg ønsker full tilbakebetaling for tjenestene i butikken din samt $ 45 som trengs for å reparere skaden som skjedde i butikken din." Vær rettferdig om løsningen som du anbefaler. Ikke prøv å få fremre støtfangeren fast hvis den ikke var direkte relatert til reparasjonene du mottok i butikken.
Bruk objektivt språk. Når du skriver brevet, ikke bruk språk som er betennelseskrevende. Ikke fornær personalet eller firmaet. Også, ikke gi trusler mot selskapet eller ansatte. Bare oppgi fakta, og løsningen som du synes er rettferdig.
Inkluder dokumentasjon. Ta med en kopi av fakturaen for det arbeidet du hadde gjort i butikken. Inkluder bilder som sikkerhetskopierer kravet ditt. Også, hvis du besøker en annen mekaniker, og den nye mekanikeren kan skrive skriftlig at tjenesten var et resultat av en feil tidligere reparasjon, inkludere den dokumentasjonen. Bare vær sikker på å inkludere fotokopier, og hold originalene på et trygt sted.
Være positiv. Hvis det er noe du liker om selskapet, eller hvis du har en historie med å være kunde, ta med denne informasjonen. Selskapet er mer sannsynlig å være mottakelig hvis det kan holde deg som kunde.
Ta med kontaktinformasjonen din slik at bedriften kan nå deg. Ta med et telefonnummer og en e-postadresse for den raskeste responsen.
Tips
-
Bruk forretningsbrevformatet når du skriver til selskapet.
