Ryddige skriveborde og ordentlige skrivebordslister klipper bare overflaten av hva god organisasjon betyr. I stedet for å få medarbeiderne dine, betyr det ofte å gå bak kulissene og takle kontororganisasjonen fra innsiden ut. Det kan også bety å inkorporere litt kreativ tenkning, så vel som tradisjonelle og åpenbare tiltak, i din tilnærming til å få ansatte organisert.
Stopp multitasking
Selv om det kan virke som multitasking er en god måte å få mer arbeid gjort, reduserer produktiviteten både arbeidet med flere oppgaver samtidig, og forsøker å få ansatte organisert. Ifølge American Management Association, kan netto produktivitetsnedgang være så høy som 75 prosent. Opprett en klar regel som krever at dine ansatte prioriterer aktiviteter og oppgaver, og jobber først og fremst med høyest prioriterte oppgaver eller aktiviteter. Dette forbedrer ikke bare produktiviteten og reduserer stress, men gir også bedre organisert arbeidsflyt.
Sett opp et informasjonsregister
Identifiser og sett opp en sentral plassering, for eksempel en nettbasert applikasjonsramme eller delt nettverksstasjon, for lagring av skjemaer, dokumentmaler, kopier av firmapolitikk og annen informasjon som ansatte deler eller får tilgang til ofte. Å ha ett sted for lagring av allment tilgjengelig informasjon, gir enkel tilgang og bidrar til å holde alle organisert. På samme måte informerer en sentral, delt bedrift eller avdelingskalender både om hva som skjer og hjelper ansatte med å lage daglige og ukentlige planer.
Møter og kommunikasjon
Angi klare forventninger, delegere oppgaver og gi varsel om endringer når det er mulig. Å la ansatte få vite hva du forventer og hva du vil at de skal jobbe med, tillater forhåndsplanlegging og bedre organisering. Hold ukentlige eller månedlige individuelle og gruppemøter for å vurdere fremdrift ved å møte målene som er tildelt.Adresse god organisasjon direkte gjennom workshops, kjennetegnet høyttalere og arbeid med ansatte som sliter med å forbedre deres organisatoriske ferdigheter. Oppmuntre notat under møter for å redusere sjansen for at glemsomhet vil påvirke god organisasjon.
Tillat tid til planlegging
Krev at ansatte skal legge til side 15 minutter for planlegging på slutten av hver dag. Inkluder ytterligere 15 minutter hver fredag ettermiddag for å gjennomgå neste ukes tidsplan og forberede seg på den kommende uken. Å hjelpe medarbeiderne til å forbedre deres planleggingsevner, forbedrer også organisasjonen ved å la dem tilrettelegge materialer eller informasjon på forhånd. Forhåndsplanlegging kan også hjelpe medarbeiderne til å se hvor de kan forsøke å passe for mye på en arbeidsdag, noe som indikerer et behov for å reprioritere daglige mål eller be om hjelp.
