Enten du eier en leiebolig eller flere, er det viktig å beholde alt papirarbeidet som er tilknyttet eiendommene. Du trenger enkel tilgang til leieavtaler og eventuelle tillegg til dem dersom leietakerproblemer oppstår, og du bør beholde alle leieapplikasjoner i tilfelle en nektet søker gjør en fremtidig fordring mot deg. I tillegg, og kanskje viktigst, kan du trekke ut kostnader på din inntektsskatt bare når du kan bevise dem gjennom postene dine. Papirarbeid som trengs for skatt er det mest utfordrende å holde orden, fordi det er så mye av det.
Hva du bør beholde
Ha alltid en kopi av leieavtalen, eventuelle tillegg til leieavtalen og alle leieapplikasjoner fra potensielle leietakere på et trygt sted. En god ide er å lage en fil for hver utleie eiendom. Hold filene i et arkivskap. Du trenger også bevis på om du har gjort eller tapt penger på leieeiendom hvert år og hvor mye. Du gjør det ved å oppgi leieinntektene og trekke ut kostnadene. Avlyste sjekker, kontoutskrifter som viser direkte innskudd eller kvitteringer du skriver hvis du aksepterer kontanter, viser alle leieinntekter. Dine kvitteringer fra alt du bruker på huset for reparasjoner, forsikring, skatter og alt annet, som termit og søppelpost, tjener som bevis på dine utgifter. Du må beholde separate inntekts- og regnskapsposter for hver utleieeiendom du eier.
Papirspor
Det er ikke noe galt med å registrere den gammeldags måten ved å skrive inn inntekter og utgifter i en notatbok eller storleker og holde inntektsskriften og regningskvitteringene i en oppbevaringsboks eller i et rom i notisboken. Denne metoden er akseptabel for Internal Revenue Service, ifølge juridisk rådgivning nettstedet Nolo. Det er en god ide å notere på kvitteringen hva det var for hvis denne informasjonen ikke allerede er på kvitteringen. Papirmetoden kan være den enkleste måten å holde opp, spesielt hvis det er slik du alltid har gjort ting. Bare skriv inn en inntektssøyle og en utgiftskolonne for hver måned for å se hvordan du går ut på slutten av året. Del utgifter du kan betale en gang i året, for eksempel eiendomsskatt, med 12 for å få en ekte månedlig konto.
Elektroniske metoder
Mange programvareprogrammer er tilgjengelige for å hjelpe deg med opptaket. Regnearkprogramvare, for eksempel Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 og Ability Office, kan holde oversikt over inntekter og utgifter. Du vil opprette et eget regneark for hver utleie eiendom.Men du vil fortsatt ha behov for å holde papirkopier av inntekts- og kostnadsinntektene dine dersom IRS reviderer deg. De andre alternativene for å holde kvitteringer, er å bruke en Internett-lagringstjeneste som du kan laste opp kvitteringer til, for eksempel Shoeboxed, eller å bruke en hjemmeversjon, for eksempel NeatReceipts, for å beholde digitale kvitteringer hjemme hos deg. En gang i måneden, se på inntekts- og kostnadsinntektene dine, og skriv inn dataene på regnearket.
Eiendomsforvaltning Programvare
Utleiere kan også bruke eiendomsadministrasjonsprogramvare for å holde utleie av eiendomspapirer organisert. Quicken har for eksempel programvare som organiserer alt papirarbeidet for deg. Det hjelper også med å finne alle dine skattefradrag, gir deg et sted å registrere sen avgifter eller delvise betalinger, og lar deg sammenligne statusene til leieeiendomene dine. Eiendomsadministrasjonsprogramvare har vanligvis mange avanserte funksjoner som utleiere med en eller to egenskaper kanskje ikke trenger. Utleiere med mer enn 10 eiendommer finner dem ofte nyttige, ifølge Nolo.
