Sponsring gir viktige midler og støtte til arrangementarrangører, og gir sponsorer muligheten til å engasjere seg i en positiv måte med målgruppen. Et sponsorforslag må overtale mottakeren om at tilknytning til arrangementet vil gi viktige merker og samfunnsansvar. Det må beskrive sponsringsmulighetene og angi kostnads- og tidsbestemmelsesdetaljer.
Sett sponsormål
Klare sponsormål bør settes før du skriver forslaget. Du vil kanskje ha midler til å dekke driftskostnader, sponsing i form av viktig utstyr eller forsyninger, eller tilknytning til et prestisjemerke for å forbedre statusen til arrangementet. En god sponsoravtale er en som forbedrer opplevelsen for sponsorer og deltakere.
Fremme muligheten
Sponsorer vil vite hvordan deres merkeverdier stemmer overens med arrangementene dine, og hvorfor arrangementet gir deg en unik mulighet til å nå sitt målmarked. Beskriv størrelsen, sammensetningen og interessene til din målgruppe. Det er også viktig å vise hvordan kulturen i arrangementet passer til potensielle sponsors markedsføringsmål. En treningsutstilling vil for eksempel åpne kommersielle muligheter for sports- eller helsevesen. Et seminar om beskatning ville tiltrekke regnskapsfirmaer eller finansielle rådgivere som sponsorer. En høy profil event som tiltrekker mediedekning gir merverdi for potensielle sponsorer.
Beskriv omfanget av sponsorering
La sponsorene vite hvilken form sponsoratet vil ta og hva de vil få for deres bidrag. Du kan tilby eksklusiv sponsing hvis du kan tiltrekke deg en stor spiller, eller du kan tilby lagdelt pakke som gjør det mulig for flere mindre sponsorer å bidra på ulike nivåer og motta ulike fordeler. Oppføring av pakkene som er tilgjengelige, viser sponsorer hvordan de kan engasjere seg med arrangementet. På en sportsbegivenhet kan sponsorer for eksempel vise sine logoer i områder med høy trafikk, donere premier eller gi merket sportsklær for deltakerne. En konferansearrangør kan tilby sponsorer muligheten til å presentere en innledende tale eller være vert for et møteområde for delegater. Hvor det er mulig, tilpasse løsninger for å møte sponsors behov og mål i stedet for å tilby standardpakker.
Involvere sponsorer med hendelsesteknologi
Eventteknologi tilbyr sponsorer muligheten til å dra nytte av nærmere engasjement med publikum. Ved å sponsere annonser eller informasjon om en hendelsesapp, kan sponsorer for eksempel få data om antall besøkende som bruker appen. Sponsede interaktive spill tiltrekker interessentene til deltakerne og gir sponsorer ekstra eksponering. Sponsorer kan også støtte arrangementet og forbedre fasilitetene for delegater ved å dekke kostnadene ved bredbånds- eller WiFi-tilgang.
Sett ut medieplanen din
En detaljert medieplan i forslaget forteller sponsorer hvordan du planlegger å markedsføre arrangementet. Omfattende mediedekning gir sponsorer ekstra eksponering og viser at du arbeider for å markedsføre virksomheten sin. Når det er mulig, tilbyr sponsorer muligheten til å inkludere informasjon i reklamematerialet. I din sosiale medier plan, gi sponsorer muligheten til å delta i arrangement forum eller post oppdateringer om deres engasjement.
