Bilde dette: Du ringer en leverandør for å bestille noen widgets og skyte dem en e-post for å bekrefte. Problemet er at de sender deg fem saker i stedet for fire og lander deg med en større faktura enn du hadde forventet. Siden du ikke har noe lovlig å holde den selgeren ansvarlig, har du ikke mye igjen. Du kan bli sint og truer med å holde tilbake betaling, men det kan alle bli rotete og ødelegge forholdet ditt. Hva å gjøre? I fremtiden kan du vurdere å implementere et bestillingssystem. PO-er spiller en viktig rolle i kontrollen av forretningskjøp, og hjelper deg med å spore ordrer og administrere utbetalinger for arbeidet.
Hva er en innkjøpsordre?
En innkjøpsordre er den offisielle bekreftelsen på en bestilling for varer og tjenester. Det fungerer som en kontrakt mellom en bedrift og dets leverandører, slik at leverandøren vet nøyaktig hva som er bestilt og virksomheten vet nøyaktig hvilke produkter og tjenester som skal leveres, og til hvilken dato. Når en leverandør aksepterer en innkjøpsordre, oppretter den en juridisk bindende kontrakt mellom de to partene. Så vil du aldri bli sittende fast med et ekstra tilfelle av widgets som du ikke trenger, og leverandøren er beskyttet fordi han nå har lovlig bevis på at varer og tjenester ble bestilt. Hvis du ikke opprettet en bestillingsordre, ville det ikke være noen bindende ordre fra kunden i det hele tatt.
Hva ser innkjøpsordrene ut?
Innkjøpsordrer ser mye ut som en faktura. Den eneste forskjellen er at kjøperen skaper dem, ikke selgeren. Vanligvis vil en innkjøpsordre inneholde følgende opplysninger:
- Kjøperens selskapsinformasjon.
- Frakt / faktureringsadresse.
- Leverandørens bedriftsinformasjon.
- Detaljer om bestillingen - produkt, antall, pris og leveringsdato.
- Innkjøpsordre dato.
- Postnummer.
Det kan også være spesifikke betingelser for bestillingen, for eksempel når betalingen skal gjøres. Mange bedrifter lager et standardisert bestillingsdokument med generell informasjon fylt ut for å sikre konsistens.
Hva er et innkjøpsordrenummer?
Hvis det er ett element i kjøpsordren du må inkludere, er det PO-nummeret. PO-nummeret er et unikt referansenummer som gjør det lettere for deg å matche leveranser med kjøp når de ankommer. Ved å bruke dem, bør du øke fakturabehandlingen fordi du enkelt kan spore når betalinger er gjort på bestemte bestillinger. Det minimerer også risikoen for feilbetalinger, da du ikke betaler ut på fakturaer som ikke har tilsvarende PO.
Her er et eksempel. Anta at du trenger et nytt sett med arkivskap. Du lager en innkjøpsordre med størrelse, antall og spesifikke krav til skapene og send det til produsenten. Når produsenten godkjenner kjøpsordren, oppretter den en juridisk kontrakt mellom de to partene. Produsenten sender deg skapene og sender en faktura for det totale beløpet som skal betales. Den fakturaen vil referere til PO-nummeret. Så når du mottar fakturaen, kan du sjekke den mot innkjøpsordren for å sikre at de to dokumentene samsvarer. Hvis de gjør det, gå videre og betal. Hvis de ikke gjør det, har noen gjort en feil som du må undersøke.
Hvordan integrerer du et innkjøpsordningssystem i bedriften din?
Hvis du aldri har brukt PO'er før, ville du bli tilgitt for å tro at det er så enkelt som å sette opp en bestillingsmal i Microsoft Word eller din regnskapsprogramvare. Disse alternativene er flotte for å lage et fysisk kjøpsordre, men det er noen ekstra ting du må tenke på før du kan integrere et PO-system i bedriften din:
Hvem driver innkjøp?
En primær innkjøpsordreadministrator bør kontrollere kjøpsordren. Dette vil sentralisere innkjøp og gi deg en klar oversikt over hvor mye penger som blir brukt. Så snart en PO er opprettet, kan administratoren umiddelbart faktorere kostnaden i selskapets budsjett. I hovedsak begynner du å ta kredittkort ut av det generelle personalet.
Hva er prosessen for å hente en rekvisisjon?
Hver PO-prosess starter med en rekvisisjon. Dette er en bestillingsforespørsel som ansatte gjør når de trenger å kjøpe varer eller tjenester. Du må opprette en standardisert rekvisjonsmal, som alle ansatte må bruke. Mange små bedrifter tillater sine ansatte å sende e-posten deres til en leder, som skal kontakte administratoren for å tildele et budsjett, få godkjenning for kjøpet og hente den nødvendige posten.
Å legge til et rekvisisjonssystem sikrer at personalet må få en sentralisert tommel opp før de kjøper, slik at ingenting slipper gjennom sprekkene. Snart har du nok data til å spore hvordan ansatte bruker forsyninger og spot innkjøpsmønstre, for eksempel, er det muligheter for nedsatt voluminnkjøp fra en leverandør?
Hvordan logger du på PO?
Administratorer kan velge å godkjenne, avvise eller flagg en rekvisisjon for videre diskusjon. Når rekvisisjonen er godkjent, må PO-administratoren tilordne et PO-nummer til bestillingen - du kan bruke alfanumerisk kode du liker - og registrere den på et PO-register. Vedlikehold av et register sikrer at du beholder en løpende sum av kjøp. Du kan se effekten av en rekvisisjon før du godkjenner den, og oppdater budsjettet hver gang en PO er oppdratt. Det er også en viktig del av revisjonssporene, og sikrer at det ikke er noen avvik mellom leveranser som kommer inn og betalinger går ut.
Hvordan vil du administrere leverandører?
Selvfølgelig må du la leverandørene dine vite at du flytter til et PO-system. Dette er like enkelt som å kontakte leverandørene dine og informere dem om at du skal sende inn en bestillingsorder før du foretar betaling for varer. Hvordan du får posten til selgeren, er opp til deg - oftest vil administratoren sende den direkte til mottakeren.
Når leverandøren mottar bestillingsanvisningen, bør de sjekke det forsiktig for feil før du lager varer som skal leveres. Mange større leverandører er vant til PO-støttet innkjøp og har systemer opprettet som vil flagge kontoen din hvis du prøver å kjøpe uten en PO.
Hvordan vil du forene fakturainnbetalinger med PO-registret?
Hvis du opprettholder et oppdatert PO-register, er det ikke særlig vanskelig eller tidkrevende å forsone fakturaer eller kredittkortopplysninger mot innkjøpsordren. Du ser bare på å flagge ethvert kjøp som ikke ble registrert med en PO. Deretter er det et tilfelle av treningstjenester for å eliminere eventuelle overkjøp i fremtiden.
Skal du automatisere innkjøpsordreprosessen?
I stedet for å gjøre ting manuelt, kan du velge å investere i noe innkjøpsprogramvare for småbedriftseiere. Disse systemene kan automatisere dine rekvisisjoner og rutinemessige godkjenninger og generere PO'er automatisk, noe som gjør hele greia mye mindre utfordrende. De administrerer også dine innkjøpsdokumenter fra en sentralisert på ett sted, tilgjengelig overalt, noe som gjør det enklere å håndtere innkjøpsordrer på farten. Noen systemer har andre nyttige funksjoner, for eksempel en leverandørkatalog for å gjøre kjøpsrekvisisjonene enklere og mer praktiske for dine ansatte.
Plattformer er like store som de er lange, og det er mange nettsider på nettet som hjelper deg å begrense mulighetene. Som alltid, dra nytte av demoer og gratis prøveperiode, så du er sikker på at du har truffet den riktige avgjørelsen før du kjøper.
