I Hvordan sette en agenda for et møte vil du lære 5 ting som må etableres for å oppnå suksess. En godt skrevet dagsorden vil tjene til å holde deg på oppgave og på sporet samtidig som møtedeltakerne dine kommer forberedt og føler seg trygge. De som deltar på møtene, vil takke deg.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
e-post
Etablere emner: Bestem grunnen for møtet og oppgi de emnene som må diskuteres. Oppmuntre de som er villig til å praticpate i møtet ditt for å kommunisere emner eller gjenstander de ønsker å se med på agendaen. Gi dem en frist som du må motta disse forslagene for å få dem inkludert for det aktuelle møtet.
Etablere prioriteringer: Nå som du har din foreløpige liste over elementer, bare bruke litt tid på å prioritere dem i orden av betydning eller innen fristen. Husk at du kanskje ikke har tid til å berøre hvert element på listen din, slik at innstilling av prioriteringer vil hjelpe deg med å bestemme hvilke elementer som definitivt gjør det på dagsordenen.
Etablere presentere: Du kan ikke presentere på hvert element eller lede hver diskusjon. Faktisk vil en vis leder tillate andre å ta en del av lederrollen. Tildelt deltakere til deres prestasjoner og vis dem den tilliten du har i dem til å lede. Kanskje noen nærmet deg om å inkludere en bestemt dagsorden for møtet. Ta den muligheten til å gi dem en mulighet til å presentere på møtet. Bunnlinjen, ta med på agendaen din som leder som diskusjon. Tilordne presentatører.
Opprett et tidsplan: Bestem den riktige lengden på møtet ditt og estimer deretter tiden som trengs for hver enkelt dagsorden. Ikke late som å oppnå for mye i en sittende. Vær klok og la ekstra tid for hvert emne. Sett inn litt wiggle room. Tidsplanen din vil fungere som en disiplin for å holde deg fokusert og holde deg oppdatert.
Etablere konsistens: Med andre ord, hold deg til dagsordenen. Ikke legg til eller hopp over elementer. Ikke gå over tiden som er tildelt bestemte emner. Ikke rote inn og nå når noen andre ble slated for å lede den aktuelle diskusjonen. En agenda er bare like effektiv som i hvilken grad den følges. Over tid vil deltakerne komme til respekt og forvente en velskrevet agenda.
Tips
-
Få din ferdige agenda til deltakerne i nok tid for at de skal komme forberedt og komfortabel til møtet. Bruk tidligere agendaer for å hjelpe deg med å arbeide med nåværende og fremtidige dagsordener.
Advarsel
Pass på at du planlegger å vri på rommet i din agenda. Ikke kvel møtet med en jam-pakket agenda som er sårt.
