Det er ingen tvil om at fremskritt innen teknologi - spesielt når det gjelder Internett - har gjort det enklere og raskere å utveksle informasjon med enkeltpersoner over hele verden. Dessverre har det også kommet til en pris for å la tradisjonelle sosiale gratisser og god dømmekraft falle ved vei i skynd deg for å få venner, tonehugge ideer eller forsegle en avgjørende avtale. Her er det du trenger å vite om bruk av e-post klokt i både ditt personlige og profesjonelle liv.
Monstre i Cyber Space
Internett har født en ondsinnet ny ras av skurker som faller i to kategorier - de som vil skade datamaskinen din og de som vil skade deg. De som ønsker å ødelegge alle dataene på systemet, gjør det gjennom hurtigvirkende virus knyttet til e-postmeldinger som enten friste deg med en spennende krok i emnelinjen ("Gratulerer! Du har nettopp vunnet lotteriet") eller late som å komme fra noen du kjenner ("Hei! Fikk du beskjed om lunsj neste uke?"). Det som er så lurtende om sistnevnte er at avsenderen på overflaten ser ut til å være legitim, men ved åpning av e-posten blir mottakeren deretter bedt om å klikke på en kobling som raskt vil frigjøre elektronisk ødeleggelse. E-postmeldinger som har til hensikt å advare om problemer med en bankkonto, et sikkerhetsbrudd på PayPal eller en hvilken som helst type kriminell etterforskning som krever mottakerens umiddelbare oppmerksomhet og samarbeid, bør alltid betraktes som mistenkt. Den andre typen cyber villain lurker i chatterom, sukker opp personlig informasjon fra blogger, og er en vanlig besøkende på Facebook, MySpace og nettsteder forbundet med dating. På grunn av anonymiteten som Internett gir e-postbrukere, har du ingen anelse om at den søte fyren du har skrevet frem og tilbake til - og klipper nærmere en faktisk dato - egentlig er en Harvard-kandidat, jobber for Merrill Lynch, og kjører en Porsche eller er en sleazy con artist som preys på tillitsfulle kvinner og er i ferd med å slå deg med en sob historie som innebærer å gi ham tilgang til ditt hjem og / eller kredittkort.
Uegnet bruk av kontorutstyr
En gang i tiden ble det antatt at de fleste ansatte hadde sunn fornuft, ikke å jakte på selskapets telefon i flere timer med sine venner, pilferkontorrekvisita til hjemmebruk eller bruke Xerox-maskinen til å lage flere kopier av romanen som de kan eller har kanskje ikke vært hemmelig i arbeidstiden. Det som ble problematisk var imidlertid at det var tid til å brenne noen til å stjele en credenza eller bruke postmåleren til å sende ut regninger for en hjemmebasert virksomhet. Den anklagede medarbeiderens enkleste forsvar var: "Å, jeg gjorde det ikke" Jeg vet ikke at jeg hadde lov til å gjøre det. " Dette ga opphav til flere og flere bedrifter som utviklet prosedyrehåndbøker som identifiserer i strengt hva som er og ikke er hensiktsmessig oppførsel. Internett, selvfølgelig, står fremtredende i mange av dagens retningslinjer. Sikker på at det virker harmløst nok til å passere med en e-postspøk, bytt ut casual sladder, eller foreslå at sjefen kanskje er en clueless rube. Slike kommunikasjoner spilder imidlertid ikke bare verdifull tid, men kan bli gjenstand for stævning dersom selskapet noen gang er involvert i en søksmål. Videre kan en e-post fra ukjente partier bære en av de nevnte virusene og sette selskapet i betydelig risiko.
Privileged Information
Fortrolighet er ofte i fare når vi velger å kommunisere med hverandre via e-post. I motsetning til et brev som kan låses vekk eller til og med brent etter å ha lest den tiltenkte mottakeren, kan e-postkorrespondanse ved et uhell eller med vilje få tilgang til en tredjepart. Dette er spesielt skadelig i arbeidssektoren dersom innholdet i e-posten gjelder konfidensielle data, pasient- / klientrekord eller informasjon om selskapets økonomiske stabilitet. Sikkerhet er også truet hvis en person for eksempel gir kredittkortinformasjon eller et personnummer i sammenheng med en e-postnotat til en leverandør, snarere enn å skrive inn dataene via et sikkert nettsted.
Uformell samtale
Fordi e-post føles som et uformelt, avslappet forum for å chatte med folk, vil de ofte utvide det samme nivået av uklarhet til totalt fremmede og så lurer på hvorfor de får den kalde skulderen. Et godt eksempel på dette ville være håpløse forfattere som ønsker å pitche sin roman til en redaktør på et forlag. I motsetning til de gamle dager da slike plasser alltid tok form av brevkopier som var snail-mailet sammen med en selv adressert, stemplet konvolutt, har mange utgivere kommet for å anerkjenne at elektroniske spørringer ikke bare dreper færre trær, men også gjør det mulig for dem å behandle den skremmende belastningen av innleveringer mye raskere. Det som umiddelbart slår dem av, er imidlertid den chatte e-posten som starter "Hei, Emily" som om avsenderen har kjent Emily i årevis. Med tanke på at hun sannsynligvis ikke ville vite Emily om hun passerte henne på gata, er det arrogant å anta at en e-postinnføring er en umiddelbar dør til vennskap eller at avsenderen kan avsløre personlig informasjon som ligger godt utenfor grensene for profesjonell protokoll. Inntil mottakeren inviterer deg til å bruke sitt fornavn, er det alltid lurt å feire på formalitetssiden. Det er også forsiktig å formatere brevet på skjermen, akkurat som du ville et brev som skulle bli skrevet ut og sendt ut. Dette betyr å lagre freaky skrifttyper og smiley ikoner for venner og familie som allerede kjenner deg.
Stave ut vinduet
I tråd med den uformelle karakteren av e-postutveksling og direktemeldinger, synes det å ha gitt mange mennesker en unnskyldning for ikke å korrekturlese innholdet deres for stave- og grammatikfeil. "Å, det er bare en e-post," sier de. "Det er ikke som noen virkelig bryr seg eller har tid til å fange hver eneste liten ting." Det de ikke klarer å vurdere, er imidlertid at e-post er en refleksjon av stoltheten - eller mangel på det - at de tar i sitt eget arbeid. Siden du aldri vet hvor mange mennesker i tillegg til den tiltenkte mottakeren skal se det, vil det være nødvendig å sørge for at det er så feilfritt som mulig før du trykker på send-knappen.
betraktninger
Det er en trist kommentar om samfunnet vårt at så mange mennesker bruker anonymiteten til Internett for å sende grusomme, skadelige og onde e-poster. At de kan adoptere "ansiktsløse" personas gjennom flere e-postkontoer, har gitt dem muligheten til å skjule sine sanne identiteter bak falske monikere og slippe løs ranger at de sannsynligvis ville være forlegen til å si personlig. Det er et ord for det klokt om å bruke e-post i det hele tatt: Hvis det ikke er noe du ikke vil være villig til å eie opp til i en ansikt til ansikt samtale, skal det nok ikke gå inn i en e-post heller. For flere tips om e-post etikett - samt råd om å holde deg trygt i et elektronisk medium - besøk linkene som er oppført på slutten av denne artikkelen.
øyboer
Sist men ikke minst har e-post påvirket vårt ønske og vår evne til å kommunisere med hverandre gjennom faktisk ansiktstid. I stedet for å arrangere å møte en venn til lunsj og ta opp, har det blitt mindre stress enn å bare e-chat. I stedet for å plukke opp en telefon eller skrive ut et gratulasjonskort, har det blitt mer praktisk å bare sende en e-postblast. Selv takk notater for en gave eller en nydelig middag har blitt erstattet av direktemeldinger. Det som er mest forstyrrende er imidlertid at den yngre generasjonen har blitt mer komfortabel å snakke gjennom et tastatur enn å samhandle med andre i sosiale situasjoner. Dette vil i sin tur ha en negativ innvirkning på deres verbale ferdigheter, kroppsspråk og selvtillit. Tross alt, hvis du kan anta hvilken som helst identitet du vil ha på Internett, er det ingen grunn til å jobbe med å finne ut hvem du egentlig er som en person.
