Bedrifter stole på profesjonell, pålitelig kommunikasjon for å forbli lønnsom og konkurransedyktig på markedet. Ansatte kommuniserer med kolleger, ledere, kunder, leverandører, media og relevante myndigheter, slik at kommunikasjonsbrudd kan få betydelig innvirkning. Til tross for negativ innvirkning og profesjonell frustrasjon, er det avgjørende å bruke passende språk når man påminner en ansatt for mangel på kommunikasjon.
Dobbel sjekk
Mangel på kommunikasjon er en av de viktigste årsakene som er oppført av ansatte når de overgår til en ny jobb på grunn av frustrasjon med ledelsen, så før du utsteder en reprimand, ta deg tid til å undersøke aktuelle situasjoner for å avgjøre om ledelsen eller andre ansatte har deltatt i kommunikasjonssvikt. Det ville være en feil å angrer en ansatt for kommunikasjonsproblemer direkte knyttet til handlinger fra andre arbeidstakere.
Neutral Tone
Språk som brukes til å påtale en ansatt på grunn av manglende kommunikasjon, bør forbli nøytral. Når du starter disiplinprosessen, opprettholder du en profesjonell tone i stedet for å glede deg i sinne, frustrasjon, nedslettelse eller sarkasme. Dette bidrar til å legge til rette for en effektiv diskusjon, samtidig som det unngås potensielle juridiske sammenføyninger dersom medarbeider tar en holdning om at din påtalelse krysset akseptable grenser.
Forklaring
Initialt språk for påtalende kommunikasjonsutfordrede ansatte bør begynne med å be om en forklaring fra deres perspektiv. Ved å bruke dette inkluderende språket, trekker medarbeider inn i prosessen, og ber ham om å være ansvarlig for sine handlinger. En forespørsel om forklaring kan angi, "Vennligst redegjør for omstendighetene som førte til forsinkelsen ved å kontakte vår verdsatte klient i tre uker, til tross for de gjentatte telefonsamtalene og e-postene."
Siterer hendelser
Unngå brede, generelle uttalelser når du angrer en ansatt for kommunikasjonsproblemer. I stedet bruker du spesifikke eksempler for å beskrive kommunikasjonsbruddene fra ledelsens perspektiv. For eksempel kan du sitere datoene for uendrede telefonsamtaler og e-postmeldinger, sen rapporter rapportert og spesifikke klager arkivert av klienter, ledere eller leverandører. Forstå hvordan hver forekomst førte til negative virkninger for virksomheten.
konsekvenser
Express skuffelse for ansattes mangel på kommunikasjon, men ikke dvel på beskyldninger eller kritikk. Flytt direkte inn i de umiddelbare konsekvensene av medarbeiderens valg for en mer effektiv reprimand. For eksempel kan du midlertidig redusere ansattes ansvar og privilegier slik at hun har ressurser eller motivasjon til å justere sin oppførsel. Når du tildeler konsekvenser, hold deg til disiplinære alternativer som er beskrevet i firmaets håndbok for å unngå kostnader for urettferdighet eller overdreven disiplin.
Handlingsplan
Flytt påminnelsen til mer positivt territorium ved å utvikle en handlingsplan sammen med den ansatte for å løse kommunikasjonsproblemer. Dette kan omfatte å utvikle en plan for å svare på e-postmeldinger innen to virkedager for ikke-presserende e-post eller hva som helst tidsramme virker fornuftig for bedriftens kultur og industri, for eksempel. Handlingsplanen skal også skissere fremtidige disiplinære tiltak som vil skje hvis mangelen på kommunikasjon fortsetter.
