Organisasjonsstrukturen er definert av Lamar University som "det formelle systemet for oppgave- og rapporteringsrelasjoner som styrer, koordinerer og motiverer ansatte slik at de samarbeider for å oppnå en organisasjons mål." Et kontorets administrasjon kan bruke forskjellige organisasjonsstrukturer basert på type virksomhet Det kjører. Hver struktur som brukes i kontoradministrasjon har fordeler og ulemper. Vurder ditt kontor og avgjøre hvilken struktur som passer best for dine behov.
Funksjonell struktur
En funksjonell struktur plasserer personer med lignende stillinger, ferdighetssett og oppgaver i ulike grupper. En felles funksjonell struktur er et kundesenter. Hver person utfører samme oppgave, bruker samme utstyr og har et felles mål for å håndtere kundeproblemer. Fordelene i denne strukturen er at det er lett å kommunisere med en bestemt gruppe, beslutninger gjøres raskt, og trening og utvikling er mer effektive fordi alle lærer det samme samtidig. Ulempene med denne strukturen er at det begrenser mangfoldet blant de ansatte, og det er vanskeligere å møte endrede behov.
Divisional Structure
Divisjonsstrukturer er bredere enn funksjonelle strukturer. En funksjonell struktur er basert på en gruppe mennesker med samme oppgave, mens divisjonsstrukturer er underavdelinger i et større selskap. For eksempel, hvis et selskap eier ulike merker, kan et merke anses som sin egen avdeling og har sitt eget HR-team, markedsføringsgruppe, PR og konsernsjef over divisjonen. Dette gir bedre kvalitet på produkter og tjenester, tilpasset ledelse, økt lagarbeid og rask beslutningsprosess. Denne strukturen krever imidlertid høye driftskostnader, fremmer ikke kommunikasjon mellom divisjoner og øker konflikten.
Flat struktur
En flat struktur i kontoradministrasjonen omfatter administrasjon og lagmedlemmer i prosessene for å ta beslutninger, brainstorming og tilbakemelding. En flat organisasjon har begrensede nivåer av hierarki når det gjelder administrative nivåer. Denne strukturen oppfordrer åpen kommunikasjon og inkorporerer demokratiske og delegative administrative stiler.
Høy struktur
En høy organisasjonsstruktur har flere nivåer av administrativ ledelse. En høy organisasjon forhindrer medlemmer av kontoret i å samhandle med administrasjonen. Tilbakemelding oppfordres ikke, og ansatte forventes å følge administrasjonsordrene uten spørsmål. En autoritativ administrativ stil brukes ofte i høye organisasjonskontorstrukturer, og er ofte sett i rettshåndhevelse og militæret.
