Per definisjon er en omfattende rapport ment å utforske et emne eller en ide i detalj. I næringslivet brukes ofte omfattende rapporter til å vurdere og diskutere selskapets økonomiske situasjon. Omfattende rapporter kan også brukes til andre formål, for eksempel å oppsummere en ny forretningstrend eller beskrive et nytt målmarked. Lære nøyaktig hvordan du skriver en omfattende rapport kan være en nyttig forretningsferdighet for ansatte på alle nivåer.
Før du begynner å skrive
Før du begynner å skrive din omfattende rapport, samle all relevant informasjon, data, diagrammer, tabeller og dokumenter du må referere til mens du skriver. Du bør lage en oversikt, et skriveverktøy som kan hjelpe deg med å organisere tankene dine i et strukturert format. En oversikt består vanligvis av korte setninger eller setninger som kan tjene som utgangspunkt for de ulike delene av rapporten. Selv om disse delene vil variere avhengig av typen rapport du skriver, kan de inkludere et sammendrag, en introduksjon, en innholdsfortegnelse, flere hovedkomponentavsnitt, en konklusjon, et tillegg og en referanseseksjon.
Skriver rapporten
Bruk din oversikt til å veilede deg, begynn med å skrive et første utkast til den omfattende rapporten. Begynn med introduksjonen, som vil fortelle leserne hva de skal lese og forklare hovedpoengene som skal gjøres i rapporten. Etter introduksjonen, legg til flere avsnitt eller bestemte seksjoner som adresserer hovedpoengene i rapporten. I slutten av rapporten skriver du en konklusjon som oppsummerer rapporten. Konklusjonen bør konsolidere alle hovedpoengene du har gjort i rapporten. Det kan inkludere anbefalinger eller meninger om emnet ved hånden.
Sammendrag
Når du har skrevet rapporten, er det nyttig å skrive sammendraget. Dette består av flere avsnitt som oppsummerer hele rapporten. Sammendraget bør gi leseren en kondensert forhåndsvisning av den omfattende rapporten slik at de kan plukke ut høydepunktene. Denne delen av papiret er ofte nyttig for travle ledere som vil forhåndsvise rapporten for å få en forståelse av hva det handler om. En kort prøve av et sammendrag kan være:
Eksempel:
Digital Shirts, Inc. tilbyr high-end skreddersydde skjorter utstyrt med en proprietær algoritme. Våre butikker ligger i noen av de fineste kjøpesentrene i landet, nesten utelukkende i høyere inntektsområder. Våre salgsteam er godt trent til å skape en kunstnerisk skjorte-kjøp opplevelse for hver kunde.
Denne rapporten har blitt pålagt å beskrive detaljene i en foreslått ny fløy av selskapet.
Med utgangspunkt i tall fra de siste fem årene viser rapporten at inntektene har blitt stillestående, mens andre high-end-forhandlere ser rekordøkninger. Etter omfattende undersøkelser har undersøkelsesavdelingen fastslått at alle selskaper med rapportert økning i inntekt også hadde en økning i digitalt innhold som forbinder dem med sine kunder.
R & D har fastslått at en digital tilpasset app, designet for å gi hver skjorte en perfekt passform uten omfattende personlige tilpasningsbesøk, ville skape en betydelig økning i inntektene. Denne rapporten beskriver nærmere hvordan appen skal brukes, mengden av praktisk forskning som er gjort, og de projiserte resultatene ved å vedta denne teknologien.
Det anbefales at alle butikker begynner å innlemme den nye digitale monteringsteknologien, og at trenings- og markedsføringsmateriale skal opprettes i tide for å utnytte den kommende høytiden.
Støttende dokumenter er nyttige
Oppgi kilden til diagrammer, tabeller eller grafikk du brukte i rapporten i vedlegget, og legg til kildene til referansesiden. Disse støttedokumenter vil legge vekt på dine argumenter.
Redigeringsprosessen
Etter at det første utkastet er ferdig, gå tilbake gjennom den omfattende rapporten for å gjøre endringer og tillegg som du finner passe. Du kan ende opp med flere utkast ved slutten av skriveprosessen. Gjennom skriveprosessen behold målgruppen din i tankene. Språket du bruker varierer avhengig av hvem som skal lese den omfattende rapporten. For eksempel, hvis du skriver for en ekspert på feltet, kan du inkludere komplekse, bransjespesifikke vilkår. Men hvis du skriver for en lekmann, unngå å bruke jargong og forvirrende akronymer. I enkelte tilfeller kan det være fornuftig å skrive en annen omfattende rapport for hver gruppe interessenter.
Når du er ferdig med å skrive
Når du har fullført skriveprosessen, er det viktig å korrekturlese arbeidet flere ganger, og foreta eventuelle korreksjoner etter behov. Før du sender den omfattende rapporten til den tiltenkte målgruppen, bør du vurdere å spørre et medlem av firmaets kommunikasjonsavdeling for å korrekturlese og redigere dokumentet. Dette trinnet er avgjørende hvis den omfattende rapporten vil bli lest av publikum i fremtiden.
Nøyaktighet, riktig grammatikk og stavemåte er nøkkelen, spesielt hvis rapporten blir lest av øverste ledere i firmaet ditt. Mens arbeidet ditt ikke blir lest av hvert medlem av selskapets firmakontor, kan en stor omfattende rapport bare få deg til å se bedre ut når kampanjetid kommer.
