Effektiv forretningskommunikasjon er viktig for suksessen til organisasjonen. Det har stor innvirkning på bedriftens ytelse og produktivitet samt på bunnlinjen. Som bedriftseier må du klart kommunisere dine visjoner og mål, bygge relasjoner med kunder og potensielle partnere og samhandle med teamet ditt.
Essentials of Business Communication
Ledere, administrerende direktører, teamledere og andre fagfolk må lære å være gode kommunikatører for å kunne oppfylle sitt ansvar. Enten du vil selge flere produkter, bygge et sterkt team eller maksimere markedsføringsarbeidet ditt, er det viktig at du mestrer viktigheten av virksomheten kommunikasjon.
Hvis du vil lykkes, er det ikke nok å være en god strateg eller ha strålende ideer. Visst, du kan ansette folk til å kommunisere med kundene dine og markedsføre tjenestene dine, men du må fortsatt sette visjonen i ord. Det er ditt ansvar å gi tilbakemelding til dine ansatte, lytte til hva de har å si og diskutere selskapets mål.
Bedriftskommunikasjon handler om å dele informasjon mellom personer i og utenfor organisasjonen. Det kan ta mange former, for eksempel formell og uformell kommunikasjon, intern og ekstern kommunikasjon, juridisk kommunikasjon, lateral eller horisontal kommunikasjon og mer. Tenk på det som en toveiskanal for overføring av instruksjoner, ideer, meninger, rapporter og så videre.
For at kommunikasjonen skal være effektiv, må den være gjensidig. Du må snakke klart og lytte nøye. Sørg også for at du forstår grunnleggende for virksomheten, som er:
- Struktur
- relevans
- Konsistens
- Klarhet
- Nyhet og forrang
- Medium
Først og fremst må meldingen være godt strukturert og ha en åpning, en kropp og en avslutning. Enten du sender e-post, ringer eller presenterer et prosjekt, må du huske disse strukturelle elementene. Start med en kort introduksjon av meldingen din for å la publikum vite hva de kan forvente. For eksempel kan du si noe som: "I dag skal vi diskutere vår markedsstrategi for neste kvartal." Deretter presenterer dine ideer i detalj. Avhengig av konteksten, må du kanskje sikkerhetskopiere uttalelsene dine med fakta og tall. Lukk meldingen med en kort konklusjon som skisserer de viktigste punktene du har diskutert.
Pass på at meldingen din er tydelig og relevant for målgruppen. Tenk deg at du prøver å forklare for en kunde at han trenger en komplett nettside makeover i stedet for noen få mindre endringer. Du kan bli fristet til å diskutere webdesign, søkemotoroptimalisering, studsekurser og andre tekniske aspekter, men gjør det ikke. Kunden kan ikke vite hva disse tingene betyr og hvorfor de betyr noe. I stedet bør du fokusere på hvordan et komplett nettsted redesign vil være til nytte for sin virksomhet. Fortell ham at han vil nå flere kunder, øke merkevarebevisstheten, øke retensjonsraten, forbedre datasikkerheten og så videre.
Hold alltid meldingen din konsekvent, men tilpass for publikum og kontekst. Hvis du stadig forandrer deg, risikerer du å miste troverdigheten din.
Det er en ting å fortelle dine ansatte å beskytte kundedata og holde programvaren oppdatert og en annen ting å ha en sikkerhetspolicy på plass. Skriftlig kommunikasjon gjør det lettere å klargjøre ideer og sikre at alle er på samme side.
Pass også på at meldingen din er minneverdig. Ta med en sterk, klar setning som forsterker din tro og relaterer til emnet. Vurder å starte eller avslutte meldingen med et sitat eller en annen kraftig åpning. Noen ganger kan humor også hjelpe. Enten du snakker med en kunde eller en ansatt, gi henne noe å huske.
I følge psykologer er det mer sannsynlig at noen mennesker husker hva de har sett eller hørt sist. Dette kalles nyhetseffekten. Andre har en tendens til å huske hva de først har sett eller hørt, som er kjent som primacyffekten. Derfor er det fornuftig å starte og / eller lukke meldingen din med en kraftig uttalelse.
En annen ting å vurdere er kommunikasjonsmediet. Hvordan planlegger du å få meldingen din på tvers av? Det finnes ulike typer kommunikasjonsmedier, og hver har unike egenskaper. Disse inkluderer, men er ikke begrenset til:
- presentasjoner
- rapporter
- Online kommunikasjon
- Forretningsmøter
- Video- og telefonmøter
- e-post
- Sosiale medier
- Trykt medie
- Kontrakter og andre formelle skriftlige dokumenter
Juridiske aspekter av Business Communication
Når du skriver en kontrakt eller arkiverer juridiske papirer, er det enda viktigere å kommunisere tydelig. Dårlig kommunikasjon kan føre til store bøter, svindel, ærekrenkelse, inntektstap og dyre søksmål.
Bli kjent med lovene i din stat eller fylke, inkludert de som er relatert til reklame. Din markedsføringskampanje, for eksempel, må være sannferdig og overholde lovene i din bransje. Hvis du selger kosttilskudd, kan du ikke hevde at produktene kurere eller forhindre sykdommer. Du kan heller ikke markedsføre alkohol og sigaretter som gunstig for kundene. Sikkerhetskopier dine krav med harde fakta og gjør nødvendige opplysninger.
Dobbeltklikk forretningskontrakter og avtaler. Hvis du har noe å si, skriv det skriftlig. Ta med en seksjon som klart definerer vilkårene som brukes i kontrakten. Legg til relevante seksjoner, som kontraktsperiode og oppsigelse, garantier, separabilitet og konfidensialitet.
Vær oppmerksom på hvordan du kommuniserer med dine ansatte også. Velg ordene nøye. Avstå fra å gjøre trusler eller diskriminere mot ansatte. Hvis du for eksempel forteller en ansatt at han er for ung til å ta på seg et bestemt prosjekt, kan du bli anklaget for aldersdiskriminering. En leder som driller funksjonshemmede medarbeidere kan bli anklaget for funksjonshemmede diskriminering, selv om hans oppførsel ikke var ment å skade den aktuelle personen.
Hvorfor er Business Communication viktig?
Å vite de viktigste aspektene ved kommunikasjon, er ikke vanskelig å forstå hvorfor det betyr så mye. Effektiv kommunikasjon kan styrke forholdet ditt med kunder, ansatte og samarbeidspartnere samtidig som det sikres lovlig etterlevelse. Videre kan det gi deg en konkurransefortrinn og hjelpe deg med å få mest mulig ut av markedsføringsarbeidet.
Betydningen av ekstern kommunikasjon i en organisasjon bør ikke undervurderes. Som leder eller bedriftseier må du kunne formidle budskapet til målgruppen, samt til investorer, aksjonærer, leverandører og potensielle partnere. Live events, for eksempel, gir deg en sjanse til å fange oppmerksomheten til dine potensielle kunder eller sikre finansiering for din småbedrift. En godt gjennomtenkt tale eller en engasjerende produktpresentasjon kan øke omdømmet ditt og generere salg. Intervjuer og pressemeldinger lar deg informere kunder og investorer om dine nyeste prosjekter. For eksempel vil du kanskje snakke om det nye samarbeidet med et merke eller om en ny produktlinje som vil forstyrre bransjen. Hvis du kommuniserer tydelig og leverer ekte verdi, genererer du buzz rundt merkevaren din.
Intern kommunikasjon er også viktig. Nesten halvparten av ansatte setter sjelden eller aldri et møte og vet hva de skal gjøre neste gang. Faktisk har 21 prosent av fagfolk ikke en formell plan for intern kommunikasjon. Hvis du ikke klart angir formålet med et møte, kan du opprette forvirring og konflikter på arbeidsplassen.
Ledere som er gode kommunikatører kan øke medarbeidernes moral, redusere omsetningssatser og øke produktiviteten i organisasjonen. De har også et sterkere band med sine lag og opplever færre konflikter. Videre sikrer effektiv intern kommunikasjon at dine ansatte forstår deres roller og bidraget de gjør i selskapets vekst og suksess.
