Prosedyrhåndbøker gir instruksjoner og veibeskrivelser for den daglige driften av et forretningsområde. Procedurer manualer er avgjørende for å sikre konsistens og kvalitet i produkter og tjenester. Hver forretningsinteresse fra en enkelt entreprenør til små bedrifter eller store selskaper bør ha en prosedyrhåndbok for hver medarbeider som en del av den skriftlige stillingsbeskrivelsen. Prosedyrhåndbøker gir også en skriftlig respons for uforutsette eller løsninger på vanlige problemer. Løsningene sikrer at vanlige problemer har samme respons hver gang.
Løsninger og spesifikke instruksjoner
Prosedyrhåndbøker som omhandler et ansattes krav til ytelse, sikrer at hvis og når en ny medarbeider er ansatt, vil jobbprestasjonen være nøyaktig den samme. Når medarbeiderne er fraværende på grunn av sykdom eller ferie, vil den ansatte som overtar stillingen, kunne utføre i henhold til politikken ved å bruke prosedyrens håndbok.
Rask referanse
Procedurer manualer gir en rask referanse når det er et spørsmål eller et problem. Utviklingen av en prosedyrhåndbok for hver bemannet stilling, produkt eller tjeneste gir nødvendig konsistens og erstatter ordet, som er konsekvent upålitelig. Revisjoner til prosedyrhåndboken gjennomføres vanligvis hver gang en ny stilling, produkt eller tjeneste blir introdusert til organisasjonen. Hver prosedyrhåndbok inneholder en innholdsfortegnelse, en ordliste for vilkår og kopier av skjemaer som brukes i utførelsen av en oppgave.
Opprette en håndbok for prosedyrer
Uten dokumenterte løsninger, instruksjoner og retninger ville det ikke være en enhetlighet i virksomheten. Den beste presentasjonen for en prosedyrerhåndbok er et bindemiddel, vanligvis en med tre ringer. Prosedyrhåndbøker har en tendens til å inneholde minst 100 sider. Illustrasjoner for håndboken kan opprettes med et digitalkamera. Bedriftsledere bestemmer informasjonen som skal inkluderes i prosedyrhåndboken ved å utvikle en oversikt og be om innspilling fra hver person i avdelingen som prosedyrens håndbok vil påvirke. Ansatte i bestemte avdelinger har kunnskap om problemer og problemer som ofte forekommer i den avdelingen.
Ekspertråd
Ledere som oppretter en prosedyrerhåndbok, søker også veiledning fra eksperter som har en bevist track record som gir løsninger og utvikler prosedyrer og retningslinjer. Et team av fagfolk, hver med en bestemt oppgave, dokumenterer skriftlig en bedriftsorganisasjons retningslinjer og prosedyrer for håndboken. Hver prosedyre i prosedyrhåndboken bør gjennomføres før den inngår i prosedyrhåndboken. Ved å arbeide gjennom hver prosedyre kan laget få muligheten til å se hvor effektiv den foreslåtte løsningen vil være.
Grafikk i en prosedyrhåndbok
Bilder er inkludert i prosedyrhåndbøker, spesielt hvis flere trinn kreves for å utføre en oppgave. Folk vil ofte svare bedre på skriftlige instruksjoner eller retninger støttet av bilder eller illustrasjoner.
