Bedrifter bruker kontoradministrasjonshåndbok for å trene ansatte, lage eller kjøpe programvare, og for å forbedre effektiviteten på kontoret. Programvare er en stor del av kontoroperasjoner og krever prosedyrer for å definere datoperasjoner som sikkerhet, databaseopprettelse og tilgang, e-postprotokoll og virusbeskyttelse. Prosedyrehåndboken vil ofte inkludere flytskjemaer som hjelper til med å lage eller kjøpe programvare som tilfredsstiller behovene til kontoret.
Kontoradministratorer er ansvarlige for å behandle og administrere poster og dokumenter; forbereder møter, konferanser og spesielle arrangementer; gjøre reisearrangementer; og kommunisere med kunder, ledelse, leverandører og ansatte. En effektiv prosedyrhåndbok beskriver kontorpraksis tydelig og med så mye detaljert informasjon som mulig. En ny medarbeider skal kunne henvise til håndboken for informasjon om kontorprosedyrer.
Elementer du trenger
-
3-ring bindemiddel
-
Ordbehandlingsprogramvare
Hvordan skrive administrative prosedyrer
Identifiser prosedyrene
Kontoradministrasjonshåndboken vil bestå av flere prosedyrer. Begynn med høyeste nivå, mest generelle prosedyrer, og arbeid ned til det mest detaljerte. Det bør være et flytskjema på høyt nivå som angir hvordan hver prosedyre passer inn i den kategorien. Flowcharts gjør det veldig enkelt å trene nye ansatte, da det er en grafisk fremstilling av arbeidsflyten. Eksempelet nedenfor er en enkel illustrasjon av noen kontorprosedyrer.
1. Kontorrekorder
1.1 Innkjøpsmateriell 1.2 Filing 1.3 Mailhåndtering 1.4 Planlegging
1.3 Mailhåndtering
1.3.3 Motta e-post -> 1.3.4 Sorter post -> Krever omgående svar? -> Ja -> Marker som presserende -> Lever Nei -> Merk ikke -> Lever
Når du skriver håndboken, oppgi skriftlige detaljer for hvert underhode. For eksempel:
1.3.3 Motta e-post E-posten sorteres i postrommet og leveres til hver avdelingens postboks klokken 10.00. Kontorassistenten plukker opp posten, sorterer den (se 1.3.4), og bestemmer om posten krever umiddelbar respons (se 1.3.5).
Samle prosedyreinformasjon
Dette er det viktigste trinnet i skriveprosessen, og vil kreve mest tid. Pass på at du forstår prosedyren du beskriver og omfanget av prosjektet. Forstå publikum for denne prosedyren og hvordan den passer inn på høyere nivå prosedyrer. Hvem er leverandørene til prosedyren? Hvem er eiere og fageksperter? Hvem er kundene? Når du har en klar forståelse av det ovennevnte, følger du disse trinnene:
- Skriv et sett med intervju spørsmål. Hva er det du trenger å vite for å skrive en detaljert prosedyre?
- Gjennomfør intervjuene og dokumentere resultatene.
- Lag et flytskjema som viser inngangen til prosessen, arbeidstrinnene og utgangen.
- Gjennomgå flytskjemaene du har opprettet med prosesseierne for nøyaktighet.
Skriv et utkast håndbok
Velg et format for håndboken og kontroller at ledelsen er enig med det formatet. Sett opp hele håndboken. Du vil ikke omskrive håndboken fordi det ikke er enighet om formatet eller innholdet. Bruk et 3-ring bindemiddel slik at endringer og oppdateringer kan gjøres enkelt. Inkluder følgende for hver prosedyre dokumentert:
- Tittel
- Introduksjon
- Oversikt
- Revisjonsdato
- Prosedyrseier - Bruk titler etter behov og unngå bruk av personlige navn
- Flowchart med trinnvise beskrivelser
- definisjoner
- Materialer eller programvare som brukes i prosedyren
- Illustrasjoner, tabeller, diagrammer og grafikk etter behov
Se gjennom og rediger
Ha håndboken gjennomgått av ansvarlig ledergruppe, prosedyren eier og kunde av prosedyren. Hvis kunden er ekstern til organisasjonen, må du sørge for at du har godkjenning før du ber om en anmeldelse.
Du vil kanskje ha noen andre enn forfatteren til å gå gjennom hvert trinn i prosessen for å teste nøyaktigheten og fullstendigheten. Hvis det er juridiske begrensninger, må du kontrollere at din interne juridiske organisasjon gjennomgår håndboken for overholdelse.
Analyser og korrigér eventuelle mangler som ble funnet under gjennomgangsprosessen, og skriv den endelige versjonen. Få endelig godkjennings signaturer på riktig nivå før du publiserer dokumentet.
Utnevne en enkelt eier av håndboken som er ansvarlig for å dokumentere oppdateringer.
