Før du ansetter den første ansatt, bør et selskap formalisere sine retningslinjer og prosedyrer. Dette gjelder for ethvert selskap. Politikk og prosedyrer i et selskap danner noe grunnlag; Jo bedre politikk og prosedyrer er skrevet og jo mer inkluderende de er, desto bedre vil virksomheten løpe.
Politikkfunksjoner
Politikken til et selskap omfatter mer enn bare de statlige og føderale obligatoriske retningslinjene som kreves ved lov Selskapets retningslinjer forklarer selskapets stand på spesifikke problemer, både relatert til selskapets indre arbeid og flere eksterne arbeid. Politikkene vil dekke selskapets holdning til fridager, feriedager og helligdager. De vil også vise selskapets syn på hvordan kunden skal behandles, gjennom kundeservicepolitikk og retningslinjer for retur, skadede varer etc. Selskapets retningslinjer vil diktere måten informasjon er beskyttet og administrative handlinger utføres - ikke selve prosedyren, men de generelle handlingene selskapet velger å ta og hvorfor.
Prosedyre Funksjoner
Som et supplement til politikk, som dikterer hvorfor noe er gjort, forklarer selskapets prosedyrer hvordan en handling er utført. Dette er spesielt viktig for store bedrifter. En ytelsesstandard og en fellesitet i hvordan oppgavene blir oppnådd, bidrar til å utvikle en konsistens som er både lønnsom, fordi den reduserer læringskurven og strømlinjer oppgavene, og bidrar til medarbeidertilfredshet, idet ytelsesstandarder er klart definert og oppgave prosedyrer er konsekvente.
fordeler
Den primære fordelen med å ha etablerte retningslinjer og prosedyrer er større konsistens. Denne typen konsistens, utstilt internt og eksternt, hjelper selskapet å operere med større effektivitet og konsistens. Konsistens bidrar videre til kundens oppfatninger av selskapets kvalitet og integritet. Denne typen konsistens er så viktig at det eksisterer juridiske mandater for større selskaper, for eksempel Sarbanes-Oxley, for å sikre konsistens for interessenter. Mindre bedrifter drar nytte av konsistensen som følger av retningslinjer og prosedyrer også. For eksempel, å ha konsekvente bøker er noe som en potensiell investor vil se etter. Faktisk er det ikke uvanlig for en potensiell investor eller lånsjef å be om en kopi av selskapets retningslinjer og prosedyrer, også kalt firmahåndboken eller arbeidstakerhåndboken, av den grunn.
Håndbok
Selskapets håndbok / ansatthåndbok er en formell samling av selskapets retningslinjer og prosedyrer. Bortsett fra at håndboken i mange tilfeller er den første formelle korrespondansen selskapet har med en ansatt, og det kan bli forespurt av investorer, formaliserer håndboken også virksomheten i virksomheten, og viser at en ny ansatt kan gå til når det er usikkert om en policy eller prosedyre, samt gi et juridisk grunnlag for ansattes disiplinære tiltak. Mange rettssaker er blitt forstyrret fordi selskapet hadde en arbeidstakerhåndbok, som klart angav selskapets retningslinjer og prosedyrer.
Misforståelse
Når det er sagt, er arbeidstakerhåndboken (og dermed formaliserte retningslinjer og prosedyrer) ikke noe som bør betraktes som et straffverktøy eller en lovlig forpliktelse. Mens håndboken tjener disse formålene, bruker selskapene med de beste (leser: mest nyttige) håndbøkene håndboken som en mulighet til å bygge et fundament som bidrar til å sikre at alle er på samme side, enten det er i de faktiske rutinene eller hvorfor disse prosedyrene er gjort på den måten.
