Robert Kent, tidligere dekan fra Harvard Business School, sa det best: "I business er kommunikasjon alt." Kommunikasjon gir ofte en myk ferdighet en viktig sammenheng mellom alle kjernefunksjoner i en organisasjon. Når ansatte og administrasjon effektivt engasjerer seg i all form for skriftlig og muntlig kommunikasjon, forbedrer organisasjonen lønnsomheten og troverdigheten i næringslivet.
Standardiser kommunikasjonsmetoder. Hver enkelt person i en organisasjon har en foretrukket kommunikasjonsstil: e-post, talepost, notater, bedriftens intranett eller ansikt til ansikt samtaler. Problemer oppstår når ansatte er avhengige av en bestemt metode, for eksempel notater, og unngår å handle direkte med kollegaer. Hvis du er en leder eller veileder, tydelig angi den foretrukne kommunikasjonsmetoden for bestemte situasjoner for alle ansatte.
Fremme mer ansikt til ansiktskommunikasjon. Medarbeiderne kan med fordel kommunisere faktainformasjon elektronisk ved hjelp av e-post, intranett, faks og telefonsvarer. Men de må bruke en mer direkte tilnærming når det gjelder menneskelig følelse; for eksempel kampanjer, demoteringer, reprimands, meningsforskjeller og gratulerer med meldinger.
Øv aktiv lytting. Gå utover å lytte bare til innholdet i en persons tale. Lytt til hele personen ved nøye å observere ansiktsuttrykk, bevegelser og endringer i stillingen. Lytt uten dømmekraft og avstå fra å forstyrre. Ved passende intervaller, omstill det du tror du har hørt og spør ansatt for ytterligere avklaring.
Respekter mangfoldet. Arbeidsplassen er ikke lenger en homogen en; ansatte reflekterer forskjeller i alder, rase, etnisitet, fysiske evner og seksuell orientering. Som leder eller veileder må du være oppmerksom på ulike kommunikasjons- og arbeidsstiler. For eksempel kan noen asiatiske ansatte ikke være komfortable med direkte øyekontakt. I disse tilfellene kan ansikt til ansiktskommunikasjon være vanskelig og stressende.
Øk medarbeiderens deltakelse under møter. Oppgi en annen tilrettelegger på hvert møte Dette vil gi hver ansatt en mulighet til å forbedre sin ledelse og kommunikasjonsevne. Start hvert møte med en annen isbryter og oppfordre aktivt til de stillere av de roligere ansatte.
