I løpet av en travel arbeidsdag er det lett for viktige detaljer å gå seg vill eller glemme. Forsiktig opptak er viktig - spesielt under forretningsmøter. Protokollen tjener som en offisiell oversikt over møtet. De skal beskrive hvem som var til stede under møtet, det som ble diskutert og hva som ble bestemt. Hvis de er nøye forberedt, kan de være en av de mest effektive metodene for å holde alle informert og på samme side om tidligere, nåværende og fremtidige forretningsbeslutninger.
Elementer du trenger
-
Møte dagsorden
-
Legg merke til ting eller en tekstbehandler
Legg inn dato, tidspunkt og sted for møtet.
Liste, i rekkefølge av anciennitet, alle som deltar.
Angi om et quorum er tilstede, om nødvendig. Ikke hvert møte krever et quorum, eller et minimum antall deltagere for å gjøre møtet gyldig. Men hvis et quorum er påkrevd og tilstede, betyr det at forretningsbeslutninger som er gjort under møtet, er gyldige og håndheves. Uten et quorum kan virksomheten ikke handle.
Beskriv saken i kronologisk rekkefølge. Begynn med å merke når møtet ble kalt til ordre og av hvem.
Skriv navnet på hver person som starter et emne og skriv ned de viktigste detaljene om diskusjonen.
Skriv ned navnene på personer som er enige eller uenige med det som diskuteres og kortfattet angi arten av avtalen eller uenigheten.
Avslut hver del av møtet med et sammendrag av den endelige avgjørelsen.
Fortsett å gjenta trinn 5 til og med 7 til møtet er over.
Skriv opp en formell oppsummering av møtet basert på notatene dine. Bruk selskapets brevpapir og send den endelige kopien til hver person som er til stede.
Tips
-
Bruk møtelagget som en oversikt over møteløftene dine. Agendaer beskriver vanligvis de store temaene for møtet. Ved å bruke dagsordenen som en oversikt, bidrar du til å holde minuttene dine organisert.
Mens teknologien kan tilby bestemte tidsbesparelser, foreslår Neal Hartman, seniorleder i lederkommunikasjon ved MITs Sloan School of Management, i en kolonne på Forbes-nettstedet at du forbyder teknologi på møter for å holde alle fokusert. Hvis du bestemmer deg for å bruke teknologi for å hjelpe deg med å ta opp minuttene, bør du vurdere å implementere distraheringsfri programvare som midlertidig blokkerer tilgang til e-post, Internett eller andre programmer i tillegg til en enkel tekstbehandling.
