Full overholdelse av selskapets vedtekter betyr at du må utføre styremøter som disse lovene foreskriver. Medlemmene har kontroll over handlinger styret tar på disse sammenkomster, men de har mye mindre å si om hvordan møtene fortsetter. Protokoll av møtene, tolket av domstolene som juridiske dokumenter, er så signifikant at, som forretningsrådgiver Carter McNamara sier det, "… hvis det ikke er i protokollen, skjedde det ikke."
Finn ut hva som skjer ved et typisk styremøte ved å gjennomgå en utvalgsagenda hos Management Help. Tilpass denne agendaen for å passe bedriftens kultur og formål. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Utnevne noen - vanligvis styrets sekretær - å ta minutter fra møtet. Minutter bør inneholde informasjon som anbefales av McNamara: selskapsnavn, dato og klokkeslett for møtet, hvem kalte møtet for å bestille, deltakere, forslagene, interessekonflikter som hindrer en deltaker fra å stemme, avhold fra stemme og begrunnelse gitt når møtet avsluttet og hvem forberedte protokollen.
Bestem om et quorum - det minste antall medlemmer som er nødvendige for å handle - er tilstede. Som Chicago advokatutvalget for sivile rettigheter under lovhåndboken antyder, bør du sjekke vedtektene for å finne ut hvor mange medlemmer som er nødvendige for et quorum. I de fleste selskaper vil et enkelt flertall gjøre. For eksempel ville et styre med ti medlemmer ha quorum hvis seks var til stede.
Har styrets leder ringe møtet for å bestille, som i eksempelminuttene fra Management Help. Sekretæren skal ta deltakelse ved å ringe navnene til styremedlemmer som reagerer høyt hvis de er til stede.
Spør om styremedlemmer vurdert minutter fra forrige møte og hvis endringer foreslås. Spør deretter andre medlemmer om de er enige med endringene. Merk avtale og uenighet. Deretter stemme om om endringene skal gjøres. Hvis flertallet stemmer ja, kunngjøre at endringene vil bli gjort og sirkulert til alle medlemmer for godkjenning på neste møte.
Be komiteens styre om å rapportere om hendelser siden siste møte. Legg merke til hvordan prøven minutter McNamara refererer til, viser medlemmer som beskriver møter eller hendelser de har deltatt på.
Stem på forslag laget av styremedlemmer for å utføre en oppgave. Eksempler på bevegelser er å ansette en konsulent for å skrive tilskudd, godkjenne sjekklister og regnskap, og til og med sende gaver til ansatte som er ute syk.
Har styremedlemmer rapporterer "ny virksomhet" eller kommende arrangementer. Skal de delta på konferanser som andre deltakere bør vite om? Eller spør de om råd om et bestemt problem?
Avbryte møtet og kunngjør tiden det ble avbrutt. Gi dato, klokkeslett og sted for neste møte. Angi om styret vil fortsette å møte i "executive" sesjon hvor ikke-styremedlemmer ikke er tillatt.
