Prosessdokumentasjon er registrering av prosesser som et selskap utfører med jevne mellomrom. Vanligvis opprettet for å trene ansatte, prosessdokumentasjon og trening kan noen ganger ta tid vekk fra andre aktiviteter. Imidlertid kan det også ta tid utenom å fikse problemer forårsaket av ansatte som ikke fikk tilstrekkelig opplæring eller som ikke forstod riktig måte å utføre en prosess på.
Integrering
Organisasjoner består av en rekke prosesser integrert sammen for å oppnå et overordnet mål. Prosessdokumentasjon innebærer registrering av disse ulike prosessene, slik at organisasjoner kan forstå hvordan de fungerer, og også utarbeide strategier for å forbedre dem.
Klarhet
Prosesser må registreres på en klar og overbevisende måte, fordi disse prosessene også kan bidra til å artikulere endringer som trengs for hvordan ansatte utfører dem. Ledelsen kan noen ganger utvikle prosessdokumentasjoner i treningshåndbøker for å trene nye ansatte.
handlings
Prosessdokumentasjon må være mulig slik at enkeltpersoner som aldri har utført disse prosessene før, kan gjøre dem. Årsaken til at enkelte produkter er de samme i en butikkbutikk, er at prosessen med å lage disse produktene, for eksempel en kopp kaffe, har blitt tydelig dokumentert på en måte som tillot andre å lage duplikater av produktet. Prosessdokumentasjon må være tiltak for å hjelpe ledere i opplæring av ansatte.
Årsak og virkning
Prosessdokumentasjon skal skrives for å definere tydelig prosessens årsak og virkning. Prosesser må dokumenteres i isolasjon, samt dokumentert for å forklare hvordan ulike prosesser er knyttet til hverandre. For eksempel kan en organisasjon ønske å forstå hvordan møteprosessen påvirker åpenheten i selskapets diskusjon.
utelatelse
De som lager prosessdokumentasjon må også være klar over hva som skal utelates i prosessdokumentasjonen. For eksempel er enkelte prosesser så enkle at de ikke må beskrives. Andre prosesser trenger ikke nødvendigvis å gjøres riktig hver gang.
Prosess og opplæring
Ofte kan ledere kombinere prosessdokumentasjon og opplæring. Prosessdokumentasjon kan spare tid for arbeidere som kunne gjøre andre oppgaver i stedet for å bruke tid som trener. Prosessdokumentasjonen forklarer imidlertid ikke alltid informasjonen klart nok til ansatte. Ofte må det kombineres med praktisk opplæring for å sikre at informasjon er tydelig forstått av en ny ansatt.
