Samleaktiviteter utgjør en ubehagelig bak-scenenes nødvendighet når noen skylder penger til deg eller din bedrift og synes uvillig til å betale. Snarere enn å engasjere seg i et tidkrevende og fruktløst spill telefonmerke med en person som har all grunn til å unngå samtalene dine, skriv et forretningsmessig, grundig brev som en påminnelig påminnelse om gjelden. E-postmeldinger kan ta mindre tid og forberedelse enn blekk på papir, men det faktum at du gjør en innsats for å kommunisere via posten understreker din oppriktige og seriøse intensjon om å sikre betaling.
Elementer du trenger
-
brev~~POS=TRUNC
-
Kopi av faktura
Opprett ditt brev på det offisielle brevpapiret til virksomheten eller organisasjonen som den forsinkede remitteren skylder betalingen. Hvis det ikke finnes et slik brevpapir, åpne brevet med din eller din organisasjon navn og adresse. Følg denne informasjonen med fullstendig navn og adresse på personen eller enheten som skylder deg betaling. Oppgi mottakerens kontonummer og faktura eller transaksjonsnummer før hilsen som identifiserer mottakeren.
Bruk en formell personlig hilsen. Adress mottaker som "Kjære Ms Jones" eller "Kjære Herr Smith." Begynn med "til hvem det kan bekymre seg" hvis du ikke har full kontaktinformasjon for en person.
Opprettholde en profesjonell, hjertelig og positiv tone, selv om du føler en dyp følelse av frustrasjon. Fokuser prosaen på ideen om at betalingsmottakeren har oversett fakturaen din og bare trenger en påminnelse om å foreta passende overføring.
Angi beløp og art av gjelden, inkludert fullstendig informasjon om kjøpet eller tjenesten som det betaler for. Inkluder transaksjons- og leveringsdatoer, samt annen identifiserende informasjon.
Spell ut hva du forventer av remitteren, inkludert hvor snart du forventer betaling. Forklar eventuelle straffer, inkludert renter eller sen avgifter som allerede gjør eller vil gjelde.
Gi kontaktinformasjonen din slik at remitteren kan nå deg for å avklare situasjonen eller be om en betalingsutvidelse. Oppgi ditt direkte telefonnummer og e-postadresse selv om de vises på brevpapiret selv. Lukk med takk for remitterens umiddelbare oppmerksomhet og en bekreftelse på verdien du legger på arbeids- eller forretningsforholdet ditt.
Tips
-
Det gamle ordtaket om at «du vil få flere fluer med honning enn med eddik», gjelder i stor grad for betalingspåminnelser. Med mindre dette brevet representerer en endelig etterspørsel, la rom for utsikter for at fakturaen gikk på avvei, eller remitteren opplevde noe uhell som forstyrret hans oppmerksomhet på betalingsdetaljer.
Legg ved en kopi av den aktuelle fakturaen eller uttalelsen. Hvis du inkluderer en selv adressert konvolutt for overføring, nevner du det i brevet.
Advarsel
Hvis brevet beskriver spesifikke tiltak du planlegger å ta som en del av en samlingsinnsats, inkludert småkravssaker eller andre tiltak, være forberedt på å følge med de tiltakene du skisserer.
