Folk fører travle liv og husker ikke alltid når de trenger å gjøre noe. Å sende ut påminnelsesbrev om en frist kan bare være en profesjonell høflighet, eller det kan være en del av kontosystemet. Tonen i disse bokstavene avhenger av hvorfor du sender en påminnelse. For eksempel bruker du en støttetone hvis du påminner opptatte foreldre om fristen for påmelding til sommerleiren. Et forretningsbrev som truer rettslige skritt dersom en regning ikke betales, krever en annen tilnærming. Effektive påminnelsesbrev sendes godt innen fristen for å gi mottakerens tid til å handle.
Skriv brevet med en konversasjonstone hvis brevet er ment som en vennlig påminnelse. For et vennlig brev, bruk første ledd til å starte brevet på en lyshjerte måte, for eksempel å gjøre en observasjon om hvordan våren snart kommer til enden, og det betyr at fristen for å registrere seg for sommerleiren, går raskt nærmer seg. For et strenge forretningsbrev, kom til punktet umiddelbart ved å angi hvorfor du skriver og hvorfor mottakeren må svare på brevet.
Start andre ledd ved tydelig angi fristen. Gi klar, spesifikk informasjon om tidsfristen, for eksempel onsdag 7. desember klokka 17.00. ET. Tiden er valgfri, men er nyttig i visse tilfeller.
Gi klare instruksjoner om hvordan du skal møte fristen. Muligheter inkludert å sende en betaling slik at den mottas innen eller innen fristen, eller registrerer deg online for en funksjon før fristen. Oppgi annen relevant informasjon, som for eksempel betalingsbeløpet, eller annen informasjon som er nødvendig for å fullføre oppgaven.
Fortell mottakeren konsekvensene for å savne fristen. For eksempel påpeke at folk som registrerer etter fristen, vil betale en høyere avgift eller at det ikke er noen bestemmelser for sen registrering.
Slutt med en gratis lukking som "Varm hilsen" eller "Med vennlig hilsen din."
