Selv om mange anser møter som en sløsing med tid, er de en effektiv måte å dele informasjon på, følge utviklingen av et stort prosjekt og forbedre kommunikasjonen mellom medlemmer av et lag. Det er viktig at alle involverte deltar på møtet og ankommer i tide for å forhindre unødvendige forsinkelser. En effektiv måte å be dem som er involvert i å være der, er å sende alle en påminnelse om det kommende møtet noen dager før det er planlagt å finne sted.
Send en epost til alle møtedeltakere et par dager før møtet.
Skriv inn e-postadressene til alle som forventes å delta i "Til" -feltet i e-postmalen, og begynn deretter å skrive meldingen din.
Ta med viktige detaljer som dato, klokkeslett og sted. Du kan også legge ved en agenda hvis det er en. Dette vil hjelpe deltakerne til å forberede møtet.
Hvis møtet bare vil involvere noen få personer, kan du foretrekke å sende en tekstmelding til alle. Dette varsler deltakere av det planlagte møtet og sender opplysninger direkte til sine mobiltelefoner. På denne måten kan de sjekke detaljer som tid og sted for møtet med et tastetrykk, uansett hvor de er. (Pass på at du har alles korrekte mobilnummer. Meldinger som ikke er sendt til en landslinje vil ikke bli mottatt.)
