Et brev av påstand om fravær er et formelt skritt som kan føre til opphør, nedtur eller nedsatt arbeidstid. Brevet indikerer at ledelsen har alvorlige bekymringer om arbeidstakerens forpliktelse til jobben eller evnen til å utføre oppgaver ansvarlig. Ved å skrive brevet på firmaets brevpapir og hånden levere det i en forseglet konvolutt, legger det til effekt. Målet er å tvinge medarbeideren til å innse at hans attendance-rekord må forbedres.
Se gjennom notatene dine for å bekrefte at medarbeideren har mottatt verbale påkall på fravær. Legg merke til datoen for de verbale påtalene og medarbeiderens svar. Merk om ansatt lovet å rette opp problemet, men klarte ikke å gjøre det.
Påminn arbeidstakeren i første ledd i brevet. Informer medarbeider om at brevet skal fungere som en formell påstand om fravær, og at ytterligere korrigerende tiltak er mulig hvis situasjonen fortsetter.
Beskriv fraværet i annet ledd. Bruk tidsskrifter eller poster levert av menneskelige ressurser for å legge merke til de dagene arbeidstaker savnet med unnskyldt eller unexcused fravær. Fortell medarbeideren hvorfor hyppige fravær er dårlige for arbeidstaker og selskapet. Forklar at kronisk fravær fører til at medarbeiderens medarbeidere mister tilliten til den ansatte, eller det koster selskapets penger på grunn av tapt produksjon.
Lukk brevet ved å forklare hva medarbeider må gjøre for å komme tilbake på sporet. Forklar for eksempel at de ansatte i løpet av de neste seks månedene må be om forskud på forhånd på forhånd. Vær også oppmerksom på at arbeidstaker må gi en lege notat for fravær på grunn av sykdom. Fortell arbeidstakeren at manglende overholdelse av reglene kan føre til mer disiplinær korreksjon, inntil og med oppsigelse. I det siste avsnittet refererer arbeidstaker til rådgivningsprogrammer hvis gjentatte person- eller familieproblemer er årsaken til fraværet.
