Bokholderplikt for barnehage er ikke helt annerledes enn en bokvesker for enhver annen tjeneste-basert virksomhet, men ansvaret er betydelig større. Siden dagkursene er obligatoriske til å gi totalårsinntektene til foreldrene til barna til skatt, må det tas større forsiktighet for å registrere transaksjoner nøyaktig.
Skatterelaterte forpliktelser
På grunn av den daglige omsorgs unike natur, spesielt med foreldrene, som trekker ut beløpet de betaler for barnevern fra sine skatter ved årsskiftet, må bokholderen få beløpene som betales av hver kunde korrekt. Hvis barnehagen tilbyr før og etter skolens omsorg, må det rekvireres alle beløpene som betales for den aktuelle tjenesten, og kvitteringer sendes.
Lønnsforpliktelser
Når du fullfører lønnspapirene, bruker barnehagebokholderne regnskapsmessig programvare eller skattebordene som er funnet på IRS og statens nettsteder. Bokholderen må bruke Electronic Federal Tax Payers Service og for hver betalingsperiode fullføre en 941 betaling (dette gjelder for selskapets bidrag til trygdeordninger, Medicare og Federal Withholding sammen med medarbeiderens bidrag også.) Bokholderen bruker nettstedet, www.eftps.com og går inn i selskapets EIN og PIN-nummer.
Kvartalsvis må en barnehagebokfører gi en Form 941 og sende den til IRS. Form 941-skjemaet vil være totalt av alle 941 betalinger som gjøres hver lønnsperiode og må signeres og sendes i hvert kvartal. Bokholderen må også foreta de beregnede utbetalingene fra regnskapsprogramvaren og sende hvert kvartal i Federal unemployment rate tax (FUTA). I tillegg til disse kravene må bokholderen hvert kvartal også fylle ut skjemaet for statens arbeidsledighetsskatt. (SUTA).
Dag-til-dag-forpliktelser
En bokholder i barnehagen må holde rede på alle kundefordringer for å sikre at alle kunder betaler tid og alle kontoer for å sikre at bygningen, verktøyene og andre månedlige regninger blir betalt i tide. Hver måned må bank- og kredittkortkontoene avstemmes ved å sammenligne bank- og kredittkortopplysninger med regnskapsprogramvaren og sørge for at bank- / kredittkortopplysningene er i samsvar med regnskapsprogramvaren.
Avbestillte sjekker, kopier av fakturaer fra leverandører og kvitteringer fra utgifter blir arkivert på ukentlig basis for å sikre at alle papirkopier er tilgjengelige for inspeksjon og revisjon.
Lovlige krav
Bokholderen vil fullføre en analyse av inntekter per barn, med tanke på de juridiske forholdene til barn til lærere. Forholdene vil variere i hver stat i henhold til statlig lov. Bokholderen må bruke denne informasjonen til å lage en plan for å ansette flere lærere eller gjennomføre en kostnadsanalyse per klasserom.
Finansielle forpliktelser
Tilleggsoppgaver inkluderer innsamling av alle sjekker og kontantbetalinger, registrering av dem som kundefordringer og utfylling av innskuddssedler til barnehageeieren, som vil dobbeltsjekke alle totals, for å levere til banken. Kvitteringer for utbetalinger vil bli skrevet ut og gitt til hver kunde månedlig.
Utskrift av månedlige finansielle rapporter, inkludert resultatregnskapet, balansen og en kontantstrømprognose, opprettholde regnskapet for småfondskassen og å holde kvitteringer for å refundere fondet for alle utbetalte utgifter, er også vanligvis en del av jobben.
