Publikens oppfatning av et selskap eller et byrå kan påvirkes betydelig av sin eksterne kommunikasjon, mens jobbtilfredsheten til selskapets ansatte avhenger delvis av sin interne kommunikasjon. Å lage en effektiv melding eller kommunikasjonskampanje begynner med en undersøkelse av flere faktorer.
Besvare hovedspørsmålet
I en verden hvor folk er deluged med tusenvis av meldinger hver dag, er deres primære spørsmål ofte "Hvorfor skal jeg bry seg?" Eller "Hva er det for meg?" Effektiv kommunikasjon gjør dette svaret klart for leseren eller lytteren. Spør deg selv hvilken informasjon som ville være viktigst for deg hvis du var medlem av publikum og sørg for at materialene dine leverer disse detaljene. Legg vekt på fordelene ved begynnelsen av meldingen eller materialet før du legger til mindre viktig informasjon.
forenkling
Å holde kommunikasjonen din rett og slett øker sannsynligheten for at den blir effektiv. Mål et seste til åttende klasse lesingsnivå for skriftlige materialer. Unngå bruk av akronymer, regulatoriske vilkår eller sjargong. Slett ord hvis en gjennomsnittlig person du stoppet på gaten, ikke ville vite meningen. Når du forbereder skriftlige materialer, hold setninger kort og bryte opp kopi med overskrifter og grafikk. En side full av tekst er ikke tiltalende for potensielle lesere.
metoder
Lag informasjon tilgjengelig for kunder og ansatte gjennom en rekke formater. Nyhetsutgivelser, tekstmeldinger og e-postmeldinger kan brukes til å formidle presserende informasjon, mens nyhetsbrev kan være et passende valg for innhold som er mindre tidsfølsomt. Et nettsted er viktig for kommunikasjon med eksterne målgrupper, og et godt organisert intranett som viser nyhetsinnhold og praktiske ressurser kan være svært nyttig for ansatte. Innlemme video presentasjoner lar deg appellere til visuelle lærere og tilby nye perspektiver eller detaljer. Holding møter med ansatte eller offentligheten tilbyr ansikt til ansikt interaksjon som kan bygge troverdighet og få publikum til å føle seg verdsatt.
aktualitet
Informasjon som kundene dine trenger å vite, skal kommuniseres så raskt som mulig. Når publikum lærer informasjon fra media i stedet for direkte fra organisasjonen din, kan det være en oppfatning at du hadde til hensikt å skjule informasjonen eller at du ikke virkelig bryr deg om publikum. Senter for sykdomskontroll noterer seg i sin håndbok for krisehåndtering at to av de alvorligste feilene en organisasjon kan få når de kommuniserer med interessenter, gir informasjon som er for liten og for sent eller kommer over som arrogant og ikke verdsetter interessenter. Disse tankene er oppsummert i et byrås slagord: "Vær først. Ha rett. Vær troverdig."
Transparens og Frekvens
Ansatte og publikum er ofte mistenkelige for bedrifter og myndigheter, men du kan bygge tillit ved å øke gjennomsiktigheten i dine meldinger. Ledere bør være kommende med dårlige nyheter og være villige til å uttrykke beklagelse de føler om vanskelige forhold. Å dele forståelsen bak vanskelige avgjørelser kan også skape forståelse.
"Når du avslører skadelig informasjon du ikke måtte avsløre, tjener du et rykte for åpenhet," sier Peter Sandmann, en risikokommunikasjonsekspert og bedriftsrådgiver. "Folk begynner å legge merke til at når du gjør noe galt, sier du det; Det følger at når du ikke sier det, har du ikke gjort noe galt."
Kunder og ansatte bør ikke bare høre fra deg når nyheten er dårlig.Et månedlig nyhetsbrev eller kvartalsvise møter kan holde medarbeiderne informert om selskapsaktiviteter, mens artikler på selskapets nettside og e-postmeldinger holder kunder i løkken.
