Tenk deg et arbeidsmiljø der du ikke hadde noen veiledning om hvordan du kommuniserer effektivt med dine kolleger og ingen retningslinjer for hva du skal si til omverdenen. Det virker ikke som at virksomheten vil være veldig vellykket, gjør det? Måten en organisasjon kommuniserer med dem i den og de som er utenfor den, er integrert i sin suksess. Kommunikasjonspolitikk og retningslinjer hjelper medarbeiderne med å dele informasjon for å gjøre jobben deres effektivt og støtte organisasjonens image eksternt.
Rolle av intern kommunikasjon
Intern kommunikasjon skjer når en bedrift deler informasjon i seg selv til sine ansatte. Bedrifter kan internt kommunisere skriftlig gjennom e-post og notater eller muntlig på møter og konferanser. Hovedformålet med intern kommunikasjon er å identifisere og dele selskapets mål. Det er viktig for ansatte å vite hva de jobber med. Mål kan være hele virksomheten, avdelingen eller individet. Uansett, å vite hva deres formål er på jobb, hjelper ansatte å holde seg på sporet.
Å skape et bedre arbeidsmiljø er en annen grunn til at intern kommunikasjon er så viktig. Ved å kommunisere i selskapet om organisatoriske endringer, salgstall og menneskelige ressurser, kan bedrifter skape transparente og effektive arbeidsmiljøer der ansatte trives. Dette bidrar til å redusere omsetningsrenten, tiltrekke seg nytt talent og øke medarbeidernes tilfredshet. Bedrifter kan også stoppe selskapets rykter før de begynner med å sikre at de kommuniserer åpent og rutinemessig med sine ansatte.
Intern kommunikasjon hjelper bedrifter å holde seg på merke og holde kontroll over meldingen. Ved å ha et sterkt merke lover som kommuniseres internt, har ansatte bedre håndtere når de snakker med kunder og andre eksterne parter. Med kommunikasjon som fører til klare mål og godt trent personale, har bedrifter bedre sjanse til å sikre at kundeinteraksjoner er positive.
Formål med ekstern kommunikasjon
Ekstern kommunikasjon skjer når en bedrift utveksler informasjon med kunder, prospekter, partnere, leverandører, investorer og andre interessenter utenfor selskapet. Det er integrert at organisasjonen implementerer retningslinjer som veileder ansatte på hva slags informasjon som skal deles utenfor selskapet, hvem skal dele det med og hvordan man deler det.
Har retningslinjer for hva slags informasjon som skal deles med hvilket parti som er viktig, slik at viss informasjon ikke faller i feil hender eller skaper problemer for selskapet. For eksempel, hvis et selskap utvikler et nytt produkt som vil revolusjonere markedet, er det kritisk å ikke dele spesifikke detaljer om det produktet med konkurrenter før utgivelsen. Imidlertid vil selskapet kanskje fortelle sine verdsatte kunder, investorer og samarbeidspartnere om produktet før noen andre.
Kontrollere negativ informasjon om selskapet er en av grunnene til at effektiv ekstern kommunikasjon er så viktig. Ved å ha en strategi på plass, kan organisasjoner nå ut til eksterne interessenter og diskutere problemene ved hånden. Hvis et selskap håndterer en PR-katastrofe, har for eksempel en plan om å snakke med media og kunder er en viktig del av å håndtere situasjonen.
Sikre en enhetlig melding internt og eksternt
For at en bedrift skal lykkes, må intern og ekstern kommunikasjon samarbeide for å møte selskapets mål. For eksempel, hvis selskapet deler motstridende opplysninger med sine ansatte og investorer, må de kanskje håndtere flere ulykkelige og umotiverte interessenter, noe som kan føre til større problemer.
Bedrifter må se på både interne og eksterne målgrupper sammen for å få en enhetlig kommunikasjonspolitikk. For eksempel, hvis et firma utvikler en merkemeddelelse, er det viktig å skape samtalepunkter for både intern og ekstern bruk sammen. På den måten kan selskapet utvikle meldinger som appellerer til sine ansatte, og motiverer dem til å gjøre jobbene sine, i tillegg til informasjon som lokker sine kunder og partnere. Hvis meldingene ble utviklet separat, kan det være motstridende ideer eller forskjellige termer som forveksler både internt og eksternt.
