Det er mange anskaffelsesprosedyrer og prosesser, men det er noen prosedyrer som bør være felles for alle anskaffelsesavdelinger. Disse inkluderer leverandørvalg, forespørsel om informasjon, anbudsinnlevering, anbudsevaluering, kontraktspris og inspeksjon..
Leverandørvalg
Organisasjoner har generelt en foretrukket liste over godkjente leverandører som vedlikeholdes av innkjøpsavdelingen. Dette er selskaper som har gjennomgått en utvelgelsesprosess og funnet å best tilfredsstille behovene til et selskap.
Be om informasjon
Når det er et krav om å kjøpe varer som de nåværende foretrukne leverandørene ikke kan kilde til, vil et selskap typisk undersøke markedet. Kravet vil bli sendt til utvalgte leverandører som vil bli bedt om et bud. For forespørsler om lav verdi sendes en uformell forespørsel om informasjon eller en forespørsel om et tilbud til identifiserte leverandører. For varer med høyere verdi vil en full anbudsprosess følges. Dette kan ofte ta opptil seks måneder fra identifisering av behovet for den endelige kontraktsprisen.
Tender Returns
Leverandører blir vanligvis bedt om å returnere sine anbud til en navngitt offiser innen en bestemt tid og dato. Bud kan inneholde en beskrivelse av tjenesten eller varene leverandøren tilbyr, den foreslåtte kostnaden for å utføre det nødvendige arbeidet eller tilveiebringe nødvendige forsyninger, selskapsinformasjon og eventuelle spørsmål som kjøpsorganisasjonen har bedt om potensiell leverandør.
Tender Evaluation
Når anbudene / budene er returnert, har en kjøpsorganisasjon vanligvis en spesifisert tid for å evaluere avkastningen, avtale en avtale og informere både vellykkede og mislykkede leverandører. Før sending av anbudsdokumenter, vil en kjøpsorganisasjon utvikle en scoring kriterium som kandidater vil bli merket og gradert. Betraktninger som pris og kvalitet er vanlige scoring kriterier.
Kontraktspris
Når anbudene er evaluert og scoret, vil leverandørene bli varslet med godkjenning eller avslag. Vellykkede leverandører blir også varslet skriftlig. Det er innkjøp best practice å tilby mislykkede leverandører sjansen for en debriefing. Dette gjør det mulig for dem å finne ut hvorfor deres bud ikke ble valgt og for bedre å forstå fremtidige anbud.
Kontrakt Konklusjon
Når tjenesten / leveransen er levert, vil kjøpsorganisasjonen kontrollere at kvalitet, kvantitet og spesifikasjon er oppfylt. På dette tidspunktet vil organisasjonen utstede betaling. I mange tilfeller er det vanlig praksis å ha et etterkontraktsmøte mellom kjøpsorganisasjonen og leverandørorganisasjonen. Det gir en mulighet for hver side å tilby tilbakemelding og utvikle et post mortem-dokument for fremtidige kontraktsaktiviteter.
