Et human resource management system kan ha formen av et informasjonsstyringssystem. En organisasjon bruker en HRMS til å styre informasjon om sin arbeidsstyrke. Denne informasjonen hjelper ledere og HR-fagfolk til å ta beslutninger om ansatte. Uten riktig informasjon tilgjengelig for beslutningstakere har en HRMS få søknader utover registrering og rapportering.
Uautorisert tilgang
Når en organisasjon samler personopplysninger om sine ansatte i en HRMS, kan det oppstå visse sikkerhetsrisiko. En organisasjon bruker midler for å holde medarbeider privat informasjon sikker mot interne og eksterne trusler. En ulempe ved en elektronisk HRMS er at en organisasjon må samle inn opplysninger om hvem som har tilgang til medarbeiderens private informasjon. Disse dataene krever oppfølging av en revisjonsprosess, noe som kan resultere i disiplinering eller rettsforfølgelse av en ansatt som får tilgang til ansattes data uten autorisasjon eller uten et offisielt formål.
Spesialisert kunnskap
Behovet for datakontroll er en annen potensiell ulempe ved en HRMS. Denne datakontrollen strekker seg utover uautorisert tilgang til ansatt privat informasjon. En organisasjon som bruker en HRMS som PeopleSoft, må bruke sitt eget sett med teknisk personale til å programmere, feilsøke, oppdatere og støtte systemet. Mens en HRMS kan hjelpe en organisasjon med å redusere kostnadene for HR-personell, kan det øke kravene til teknisk personale med kunnskap som er spesifikk for HRMS-løsningen.
Dataregistreringsfeil
En HRMS er også bare så god som sine menneskelige programmerere og sluttbrukere. Personer med høyt nivå tilgang, for eksempel personer som oppdaterer en HR-masterfil, kan komme med feil informasjon med vilje eller feil. Hvis dataene er feil oppdatert, endret eller tapt, kan en organisasjon stå overfor offentlige bøter og andre kostnader knyttet til skade på HR-hovedfilen. Velg et system med mange interne kontroller, slik at en ansatt ikke kan gjøre endringer i selskapets hovedfil.
