Human Resources System (HRS) er et informasjonsteknologi system som fanger, lagrer og deler informasjon relatert til praksis, retningslinjer og styring av menneskelige ressurser i en organisasjon. Det er også kjent som HRMS, Human Resources Information System (HRIS), Human Capital Management System (HCMS) og Human Resources Information Technology (HRIT). En HRS hjelper en organisasjon til å håndtere alle de komplekse og sammenhengende aspektene av menneskelige ressurser, inkludert overholdelse av føderal og statlig arbeidslovgivning.
HMS-struktur
En HRS automatiserer viktige personalestyringsfunksjoner, for eksempel ansattes ledelse, kompensasjon og fordeler, og beslutningsstøtte. Den består av et sett med integrerte databaser knyttet til funksjonelle behandlingsenheter, som ansettelse, tid og oppmøte, lønn, ytelser og pensjoner, ansattes ferdigheter og opplæring. Fordi databasene er integrert, må grunnleggende opplysninger, for eksempel ansattes navn, adresse og personnummer, bare skrives inn en gang, hvorpå alle funksjonelle behandlingsenheter kan hente og bruke informasjonen.
Ansattes ledelse
HRS fanger all informasjon om ansatte fra sin første søknad om ansettelse til sin endelige lønnsslipp. Det fanger grunnleggende identifiserende informasjon, jobboppgaver, ytelsesinformasjon, lønnsfrekvens, opplæringsoppgave og opplæringshistorikk. Informasjon tatt i ansattes ledelsesdatabase brukes også til obligatorisk rapportering av samsvar for Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), som alder, kjønn, nasjonal opprinnelse, rase og funksjonshemning.
Kompensasjon og fordeler
HRS-kompensasjons- og ytelsesfunksjonene samler inn informasjon om arbeidstid og bruker den til å beregne lønn, mengde av føderale og statlige skatter og andre fradrag, for eksempel helseforsikring og pensjonsbidrag. Systemet genererer lønnsslipp eller innskudd betaler direkte inn på ansattes bankkontoer. Det beregner også opptjent ferie- og sykeorlov med lønn og år til dato.
Beslutningsstøtte
En HRS forenkler rapportering og beslutningsstøtte aktiviteter ved å generere standard menneskelige rapporter, for eksempel lønn, nye ansettelser og overføring av ansatte. Denne informasjonen brukes til å administrere virksomheten, måle organisasjonsprestasjoner og planlegge for fremtiden. En HRS gir også brukere mulighet til å generere spesielle rapporter for å analysere visse situasjoner og identifisere trender, for eksempel økt medarbeideromsetning i ett område av organisasjonen.
Informasjonsdeling
Menneskelige ressurser systemer letter informasjonsdeling og integrasjon med en organisasjonens andre viktige forretningssystemer, inkludert økonomi, regnskap og forsyningskjede. De tillater også datadeling med tredjeparter, for eksempel rapporter for reguleringsorganer og dataoverføringer til og fra helseforsikrings- og pensjonsplanadministratorer.
Ansattes selvbetjening
Mange menneskelige ressurssystemer inkluderer en selvbetjeningsfunksjon for ansatte som opererer via en intranettlänk - et firma-eid sikker og privat nettside. Ved hjelp av dette nettstedet kan ansatte oppdatere sin personlige informasjon, skrive inn arbeidstimer, registrere seg for opplæring og se opp sin akkumulerte ferie og sykefravær uten å måtte kontakte en HR-representant. Ansatte kan se opp informasjonen fra datamaskinen på skrivebordet, en bærbar datamaskin eller fra en datakiosk som ligger på fabrikkens gulv eller på lageret.
