Hvis du vil ha noe gjort riktig, skriv en god Standard Operating Procedure, eller SOP. En velskrevet standard operasjonsprosedyre hjelper bedrifter å kjøre effektivt og konsekvent ved å fortelle de ansatte hvor viktige prosedyrer skal gjøres på riktig måte. Vedlikehold av kvalitet og konsistens gjennom enkle å forstå, trinnvise instruksjoner kan også gi fordeler som økt produktivitet, eliminering av avfall og redusering av arbeidsskader. En SOP-håndbok kan hjelpe bedrifter til å overholde regelverket og forbedre opplæringen for ansatte også.
Trinn 1: Velg SOPene dine
Identifiser prosedyrer som skal standardiseres, som å samle deler til et produkt eller håndtere kundens klage. Fokuser hver SOP på en enkelt aktivitet. Bare skriv om prosedyrer som du vet hvordan du gjør det riktig. Eller finn noen som er kvalifisert slik at de kan vise deg hvordan du gjør prosedyrene. Samle all informasjon som vil være nødvendig.
Trinn 2: Forbered deg på å skrive
Gi hver SOP en meningsfylt tittel, for eksempel "Hvordan sette sammen produktet" eller "Håndtere kundeklager." Inkluder SOP-numre eller kategorier om nødvendig, for eksempel "SOP - Produksjon - Assembly" eller "SOP - Kundeservice - Håndteringsklager. "Dette vil tillate deg å gruppere relaterte prosedyrer for ansatte. Tegn grove flytdiagrammer for prosesser for å bekrefte at du har all informasjonen og at den er i riktig rekkefølge. Fokuser på den ansatte som vil utføre prosedyren når du forbereder din tilnærming.
Trinn 3: Standardiser seksjoner
Sett opp dine SOPs. Hver SOP bør ha følgende seksjoner:
- Overskrift
- Hensikt
- omfang
- referanser
- definisjoner
- Arbeidsoppgaver
- Fremgangsmåte
- vedlegg
- Endringshistorikk
- Godkjenningsunderskrifter
Trinn 4: Detalje prosedyrer Step-by-Step
Bryt ned hver prosedyre trinn for trinn i den rekkefølgen de burde gjøres. Start med de viktigste trinnene, for eksempel "Få delene til produktet" eller "Svar på telefonen." Slå dem i mindre trinn, for eksempel "Bekreft at hver del er riktig", eller "Sett inn deg selv og takk kunden for å ringe. ”
Trinn 5: Skriv hver SOP
Skriv bare. Bruk små ord og korte setninger. Sett hovedideen først. Oppfølg med detaljer. Bruk handlingsverker og en aktiv stemme. Unngå tvetydighet og forvirring. Ikke bruk forkortelser, akronymer eller sjargong.
Trinn 6: Format SOPs konsistent
Hver SOP skal skrives i samme skrift og skriftstørrelse. Bryt lange avsnitt til korte. Bruk punktpoeng i stedet for lange setninger. Legg til visuelle hjelpemidler som flytdiagrammer. Fremhev viktig informasjon, for eksempel bruk av fet skrifttype eller kursiv.
Trinn 7: Vurder effektiviteten til hver SOP
Sjekk SOP for lesbarhet, lesbarhet og forståelighet.
- Leseevne: Er typen stor nok og lett å lese?
- Lesbarhet: Er instruksjonene enkle? Eller har protokollene en overvekt av komplekse konsepter og stumme ord?
- Forståelighet: Lærer en leser hva de trenger å vite for å gjøre prosedyren riktig?
Trinn 8: Gjennomgå, revidere og godkjenne
Har ansatte som utfører prosedyrene, gjennomgå SOPene for å bekrefte at de forstår alt. Spør ansatte som ikke er kjent med prosedyrene for å lese SOPene også. En leser må ikke gjøre prosedyren for å vite hvordan det er gjort. Har hvert sett med endringer vurdert av de samme leserne til de er akseptable. Ledere som vil være ansvarlige for at SOPs blir fulgt, bør logge seg på dem før de slippes ut.
I virksomheten virker ensartede systemer. Ved å lage en standard driftshåndbokshåndbok sørger du for at hver medarbeider følger hvert trinn i et system på samme måte hver gang.
