Hvordan skrive en standard driftsprosedyre. En standard operasjonsprosedyre, eller en "SOP", er et dokument som inneholder instruksjoner om hvordan du utfører en oppgave. Det sikrer at rutinearbeid utføres trygt og i samsvar med gjeldende forskrifter. Du kan skrive en autorisert Standard Operating Procedure ved å følge disse trinnene.
Spør ansatte som bruker SOP for deres innspill på hvordan jobben skal utføres. Forvent at dokumentet skal gjennomgå flere utkast før en endelig kan genereres. Få medarbeiderne selv gjennomgang av utkastene for ytterligere forslag.
Klargjør et første utkast. Dette utkastet skal kartlegge alle nødvendige skritt i prosedyren. Bestem om noen store trinn kan brytes ned i mindre trinn. Lag et enkelt flytskjema for å tjene som et verdifullt første utkast.
Skriv den første siden, inkludert en kort introduksjon som gir en oversikt over hele jobben. På denne måten må ansatte som normalt leser og utfører ett trinn om gangen, forhåndsvise jobben fra start til slutt før begynnelsen.
Forbered et overskrift på første side. Det må inneholde firmanavn og forretningsenhetslogo, dokumenttittel, opprettelsesdato og spesifikt dokumentnummer som tildelt av dokumentkontrollpersonell. Ta også med et problemnummer generert av endringskontroll.
Opprett et bord direkte under overskriften med tittelen "Endringshistorikk og godkjenninger". Inkluder kolonner for utstedelsesdatoen for SOP, beskrivelse av endringer og signaturer for SOP originator, avdelingsleder og Quality Control manager. Beskrivelsen av endringer kort bør oppsummere eventuelle revisjoner som er gjort til SOP siden etableringen. Hver revisjon må være signert av initiativtakeren.
Begynn den andre siden med formålet med SOP. Inkluder omfanget, innholdet i dokumentet, definisjoner av begreper eller forkortelser som brukes i SOP, ansvar for personell som er involvert i prosedyren og referanser til dokumenter SOP påberopes, for eksempel handelsstandarder.
Fullfør SOP ved å beskrive prosedyren i korte trinn. Bruk enkelt språk og unngå å beskrive flere trinn i samme setning. Når oppgaven er detaljert, dato dokumentet og få det underskrevet av riktig reguleringspersonell. Send SOP til dokumentkontrollavdelingen og sjefen som er ansvarlig for å implementere prosedyren.
