Kommentering av en ansattes jobbprestasjon kan finne sted i løpet av en årlig ytelsesvurdering, eller kommentarene kan gis under uformelle samtaler med en ansatt. Veiledere som vurderer ansattes jobbprestasjon, bør følge visse protokoller og selskapspraksis når de gir ansatte tilbakemeldinger om deres ytelsesnivå. Kommentarer om ansattes jobbprestasjon bør gjøres på en rasjonell, veldokumentert måte med tilstrekkelig mulighet for den ansatte å gi innspill.
Se gjennom ansattes personellfil. Hvis du gjennomfører en årlig ytelsesvurdering og har til hensikt å gi kommentarer som en del av vurderingsmøtet, vurder så mye dokumentasjon som tilgjengelig for evalueringsperioden. For eksempel er disiplinære og korrigerende handlingsmemoer, oppmøteposter, arbeidslogger, kommendasjoner og ansattes selvvurderinger materiell du bør vurdere før du møter medarbeiderne for å gi kommentarer om ytelse. Se på ansattes jobbprestasjon i sin helhet før du bygger kommentarer til en evalueringsperiode under en årlig vurdering.
Planlegg en tid for å møte medarbeideren om hans ytelse. Hvis medarbeider ikke forutse et møte med deg for å diskutere ytelse, fortell henne nøyaktig hva møtet er og oppfordrer henne til å ta med relevante materialer og notater om resultatene hennes. Påminn arbeidstakeren om at møtet skal være en samtale - ikke en ensidig rapport om resultatene hennes uten noen innsats eller tilbakemelding fra ansatte.
Start møtet positivt ved å bekrefte medarbeiderens bidrag, hans kvalifikasjoner og hvordan selskapet verdsetter sine ferdigheter og kvalifikasjoner. Gi kommentarer og sikkerhetskopiere dine kommentarer med dokumentasjon. Hold deg til fakta og personlige observasjoner av arbeidsrelaterte saker. Avstå fra å bruke en beskyldende tone når du gir konstruktiv tilbakemelding og ikke stole på annenhåndsinformasjon, med mindre det foreligger skriftlig dokumentasjon for å underbygge observasjoner fra andre. Det er viktig å kommunisere effektivt med din medarbeider under dette møtet. Nolo, en leverandør av juridisk informasjon for arbeidsgivere, gir tips for å gi tilbakemelding fra ansatte i veiledningsarket med tittelen "Hvordan gjennomføre en ansattes evaluering." Det står: "Fokus på hvor bra (eller dårlig) arbeideren gjør jobben - ikke på arbeidstakerens personlige egenskaper eller egenskaper."
Gå gjennom konkrete hendelser der du observerte at arbeidstaker utfører arbeidsoppgavene. Gi balansert tilbakemelding - med andre ord, ikke fokusere på strengt konstruktiv eller negativ tilbakemelding, selv om det var meningen med samtalen din. Gi eksempler på ansattes ytelse som oppfyller selskapets ytelsesforventninger. Identifiser områder hvor du tror at medarbeider demonstrerer utmerket ytelse, og noter områder hvor han kunne forbedre ytelsen sin.
Dokument samtalen med medarbeideren. Hvis møtet er kulminasjonen av en ytelsesvurdering, gi den ansatte en kopi av vurderingsdokumentet og be henne om å signere det. Hvis dette er et uformelt møte der du gir konstruktiv tilbakemelding og forslag til forbedring, engasjere medarbeiderne i en dialog om hvordan du kan forbedre ytelsen. Spør hva trening og ressurser hun trenger for å forbedre, og angi når du vil følge opp med henne for å gi verktøyene hun trenger. Hvis møtet skal diskutere ytelse som overgår selskapets forventninger, fortell de ansatte at du vil oppsummere dine kommentarer og legge en kopi av sammendraget i personellfilen, samt gi henne en kopi.
