Da småbedriften din stiger, vil du ikke bare finne deg selv i svømming i ansvar og tilfredshet; du vil finne deg selv å legge deg gjennom en masse jargong også. Blant det minste morsomme lingo er det slag som relaterer seg til virksomhetsutgifter - du vet, vilkår som kapitalutgifter, merkbare eiendeler, avskrivninger, sikret gjeld og gjeldsfinansiering.
Når noen slingende forretningssjargong sier "kontantutbetaling," betyr meningen med enkel kontantutgang. I de fleste tilfeller - hvis du vil gjøre livet ditt lettere - kan du til og med bare kalle det en betaling, men den nøyaktige definisjonen blir litt mer spesifikk enn den.
Hva er egentlig kontantutbetaling?
Så vi vet at kontantutbetaling er kontantstrøm eller betaling av penger. Men hva kan det utløpet dekke?
Kontantutgifter går ofte mot driftskostnader, varer og tjenester som er nødvendige for virksomheten og regnskapet du betaler for å utføre vanlige forretningsaktiviteter, men de kan også betale for renter på lån. På samme måte kan de ha formen av utbytte eller fordelingen av overskudd til aksjonærene. Det er de brede slagene, men i en liten bedrift er det noen av de vanligste typene kontantutbetalinger som småkasseutgifter og tilstrekkelige tilbakebetalinger til kunder gjort direkte fra kassaapparatet.
Selv om det høres ut som en oxymoron gitt selve begrepet, trenger kontantutbetalinger ikke å skje i form av papirkontanter; En kontant utbetaling kan også utbetales i plast, sjekker eller elektronisk overføring av penger.
Kontantutbetalingsprosessen
Vanligvis bruker bedrifter et betalingssystem (inkludert de ulike typer leverandørprogramvare som ofte ansettes av små bedrifter) for å utvide kontantutbetalinger. Likeledes kan bedriftens lønnsystem gjøre kontantutbetalinger. Noen bedrifter kan outsource kontantutbetalingsprosessen til banken sin.
På motsatt side av spekteret kan kontantutbetalinger enkelt utbetales via små penger fra den ene hånd til den andre. Småskudd brukes vanligvis av ansatte til å foreta små, forretningsmessige kjøp som mindre kontorrekvisita, lunsj med en klient eller en Lyft-tur til arbeidsplassen. Dette er typer av mindre kjøp som ikke nødvendiggjør å skrive en sjekk eller foreta elektronisk overføring av penger.
Beskytt deg selv med kontrollprosedyrer
Mens småpengekontrakter er like enkle som å slå penger i en ansattes hånd, krever de kontrollprosedyrer som å betale kontant via sjekk eller bankoverføring. Begrepet "kontrollprosedyrer" kan høres litt skremmende ut, men i dette tilfellet betyr det bare at du skal registrere bedriftens kontantutbetalinger konkret, holde registreringer via en fysisk utbetalingsjournal eller digital regnskapsprogramvare (eller begge deler). Dette gir deg en papirspor og bidrar til å sikre at virksomheten din regnskapsinformasjon kommer skattesesongen, samtidig som du hjelper deg med å spore budsjettet året rundt.
For små penger, forsikre deg om at mottakerne mottar kvittering for eventuelle kjøp av forretninger og oppbevar kvitteringen på fil ved siden av en småkassekupong som angir spenderens navn og en beskrivelse av kjøpet. Generelt, enten det er arkivert digitalt eller i en gammelskole analog måte, bør hver kontantutbetaling gjøres sammen med en rapport, inkludert informasjon som type utgift, dato, beløp, betalingsmottaker, betalingsmåte og et notat som beskriver andre relevante detaljer. Hvis du har betalt kontantutbetaling som utbytte, må du registrere den i din journal eller programvare som en reduksjon i selskapets egenkapital. På samme måte bør kontantrefusjonen som gjøres fra kassaskuffen registreres som en reduksjon i salget.
Det er best å beholde kontante utbetalingsoppføringer i syv år for å maksimere beskyttelsen i tilfelle av en skattemessig revisjon. Jo det kan ta litt kontorplass (eller plass på harddisken eller skylagring), men det er mer enn verdt vekten i ro i sinnet.
