Kontantutbetalinger er hvordan en organisasjon, som et forretnings- eller byrå, styrer sin bruk av midler. Utbetalinger gjøres til ulike områder av virksomheten eller ulike kontoer opprettet for ytelser og annen bruk. Organisasjoner utvikler interne kontroller, eller selvopprettede regler og forskrifter, for utbetaling av penger på denne måten. Slike interne kontroller er vanligvis påkrevd for organisasjonen å operere, men de kommer med iboende svakheter som organisasjonens ledere bør merke seg.
Feil kontroller
Interne kontroller opprettes og avgjøres av virksomheten, typisk av et styre for et selskap, men av ledere i alle typer organisasjoner. Disse avgjørelsene er ikke alltid hensiktsmessige. Kontroller kan være for lax på enkelte områder, noe som medfører sikkerhetsproblemer og for strenge i andre, noe som fører til tidskrevende og uhensiktsmessige forsinkelser i finansieringen. Dette er en grunn til at organisasjoner kan bestemme seg for å revidere spesielt for interne kontroller, for å få en utvendig mening.
Manglende kontroller og spesifikke omstendigheter
Hvis interne kontroller ikke er regulert av en ekstern myndighet, er det også en sjanse for at noen nødvendige kontroller kan hoppes over. For eksempel kan en organisasjon ha detaljerte kontroller for kontantutbetalinger for normale forretningsprosjekter, men kan være tap når det gjelder utbetalinger til et nytt tilskuddsprogram, bare fordi det ikke er opprettet regler for den aktuelle situasjonen. Slike blinde flekker kan føre til fremtidige problemer med utilstrekkelig kontroll.
ansvarlighet
Ansvarlighet angir sikkerheten til de interne kontrollene og deres evne til å tåle misbruk og misbruk. Når det gjelder store kontantutbetalinger, er forvirring og andre typer tyveri eller bedrageri muligheter. Interne kontroller som har feilsporingssystemer (for eksempel manglende innlogging til systemet) eller andre problemer har dårlig ansvarfunksjoner. De skaper hull som kan føre til at et selskap mister penger gjennom samvittighetsløs oppførsel.
Kontinuerlige tilpasningsproblemer
Kontantutbetalinger gjøres sjelden på samme måte for hele livet i en organisasjon. Systemer og prosesser for godkjenning endres med formen av organisasjonen og med utvikling av ny teknologi. Sikkerhetsforanstaltninger kan forandre kanalene gjennom hvilke kontanter beveger seg. Nye regjeringer kan legge til flere trinn. Men interne kontroller kan ikke endres like fort, slik at en organisasjon går sakte ettersom den forsøker å møte de nye kravene med utdaterte strategier.
