Mens Digital Age skaper mindre papir, øker elektronisk etterspørsel etter behov. Retningslinjer opprettet av en organisasjons informasjonsadministrasjonsteam for å opprette, få tilgang til, lagre og til slutt ødelegge registre dikterer vilkårene i livscyklusen for elektroniske poster. Livscyklusen til elektroniske poster inkluderer opprettelse, bruk, lagring og disposisjon for de fleste forretnings- og statlige enheter. Noen organisasjoner arkiverer visse poster som er uvurderlige, som den siste fasen av livssyklusen når de ikke blir ødelagt.
Opprettelse
En av de største utfordringene for ethvert elektronisk styringssystem er å dokumentere opprinnelsen til nye poster på en logisk og konsekvent måte for fremtidig bruk, gjenfinning og lagring. Hva utgjør en rekord er etablert av organisasjonens retningslinjer som er skrevet med føderale og statlige vedtekter i tankene. Hvis det er riktig identifisert i begynnelsen av livssyklusen, er en plate lett tilgjengelig til rekordets brukstid utløper, og den blir ødelagt. Avhengig av organisasjonen, opprettes enkelte poster automatisk av systemet når visse data er lagt inn i datamaskinen. Andre systemer krever at en person lager en plate manuelt.
Bruk
Når en post er opprettet elektronisk, distribueres den normalt og brukes som et informasjonsverktøy for forretningsmessige eller offentlige formål. Av denne grunn lagres arkene i et lager for enkel tilgang. Mens de er aktive, lagres de fleste poster, men nås gjennom en database med identifiserende informasjon som merker oppføringen.
Lagring og vedlikehold
Etter at en fil har blitt brukt og ikke lenger er nødvendig regelmessig, lagres en plate ofte som inaktiv. Rekord må lagres for tilgang før de blir ødelagt i henhold til reglene som er angitt som organisasjonspolitikk. En del av grunnen til slik vekt på riktig lagring er knyttet til personvernspørsmål. Fornuftig organisasjonspolitikk tar sikte på sikkerhet som en viktig del av ansvarlig rekordvedlikehold.
Disposisjon
Rekord må være tilgjengelig for et visst antall år for å overholde føderale og statlige lover. De fleste organisasjonspolitikkene for oppbevaring og disposisjon av opptak, bruker føderale og statlige vedtekter som minimumskrav for oppbevaring av opptak. Bedrifter beholder registre for rettssaker, i tilfelle de er tvunget til å forsvare visse forretningsmessige tiltak tatt tidligere. Hvordan poster er kastet er av kritisk betydning. Siden elektroniske filer kan gjenopprettes i eksperthender, er det avgjørende at elektroniske filer slettes uten mulig måte å hente informasjonen på.
