For mange bedrifter er sending og mottak av fakser en daglig forekomst. Faksing er så vanlig at det er lett å glide inn i en uformell kommunikasjon. Å følge noen få enkle trinn vil bidra til å holde faksen dine profesjonelle. Øvelse av riktig faksetikett vil sikre at virksomheten opprettholder det profesjonelle rykte du har jobbet så hardt for å bygge.
Sende fakser
Husk alltid å fakse dokumenter er en forretningsprosess. Husk derfor disse grunnleggende retningslinjene:
-
Legg alltid inn en forsiden, uten unødvendig informasjon eller kunstverk. Ta med på navneskjemaet ditt navn og kontaktinformasjon, antall sider (inkludert faksdekselet), ønsket mottaker og annen relevant informasjon. Husk at faksmottakeren kanskje ikke er den eneste som ser dokumentet, så sørg for å holde faksdekselet faglig.
-
Etter at du har sendt faksen, må du følge opp på mottakeren. Dette krever ikke en grundig diskusjon om hva faksen inneholdt. Du bekrefter bare at faksen ble mottatt. Det er hensiktsmessig i denne samtalen å la personen vite at de er frie til å ringe deg med eventuelle oppfølgingsspørsmål til de fakseformede materialene etter deres bekvemmelighet.
-
Bruk skjønn når du fakser sensitiv eller konfidensiell informasjon. Hvis du sender informasjon av personlig karakter, ring videre for å la personen vite at du sender faksen på forhånd. En måte å unngå denne typen problem er å bruke en elektronisk faksingstjeneste. Disse tjenestene sendes faks direkte til en personlig datamaskin.
-
Vær forsiktig med å sende uønskede materialer. Alle som jobber på et kontor vet hvor irriterende disse annonsene for billigere helseforsikring og rabatterte turer til Hawaii kan være. Hvis du sender uønskede fakser til kundene dine, gjør du det bare ved den sjeldne anledningen når det er berettiget. Hvis du mottar en forespørsel fra en mottaker som ber om ikke å motta slike fakser, respekterer du ønsker og fjerner dem fra listen.
Mottar fakser
Som ved sending av fakser er det også etikettregler rundt mottak av fakser:
-
Respekter personvernet for konfidensielle fakser mottatt. Ikke del personlige opplysninger med dine medarbeidere som bare var ment for visning.
-
Ikke la følsomme fakser ligge der andre kan potensielt se dem. Behandle fakser som du ville noe annet konfidensielt papirarbeid.
-
Hvis du mottar en faks ved feil, må du sende avsenderen ved å ringe dem. Vanligvis blir det bedt om å ødelegge eventuelle fakser mottatt ved feil.
