Forretningsskrifter er en viktig form for kommunikasjon uansett hvilket land du jobber med, men Japan har slått på å skrive et forretningsbrev i en kunstform. Skrive et brev i den japanske næringslivet uten å vise en klar forståelse av kulturprotokollen kan utilsiktet komplisere ditt forhold til det aktuelle selskapet. Et tydelig skriftlig brev som viser følsomhet for andre kulturer, vil snakke høyt om din innsats og din bedrift.
Åpning av kommentarer
Å åpne kommentarer er svært viktige, og går utover den "Kjære Mr. / Ms." -åpningen vi bruker i Amerika. Generelt er den mest høflige form for hilsen "Haikei", tilsvarende "Kjære", men i en mye mer formell setting. Avhengig av statusen til personen du skriver til, er det hensiktsmessig å bruke enten -san eller -sama-suffikset, selv om sistnevnte bare skal brukes hvis du er svært utsatt for mottakeren. En litt mindre formell hilsen er "Zenryaku" (oversatt "uten en åpnings kommentar"), men dette brukes bare når brevet blir svært kort, og blir behandlet som en unnskyldning for korthet.
Avsluttende kommentarer
Avsluttende kommentarer er selvfølgelig like viktig som åpningskommentaren. Det fellesparametre med "Haikei" er "Keigu", som grovt oversetter til engelsk "Vennlig hilsen". Kvinner vil noen ganger bruke "Kashiko" i stedet, da det er mer formelt. Ordet parret med "Zenryaku" er "Sousou".
Keigo Tale
Det japanske språket har forskjellige endringer for rotord, hver avhengig av situasjonen og til hvem du snakker. Asiatiske språk er unike fra deres vestlige kolleger i bruk av keigo eller ærlig tale, for å uttrykke respekt for den andre parten. I disse tilfellene vil ordendingene variere, for eksempel ved å bruke -desu-slutten i stedet for den mer casual -da. Forretningsbrev etikette dikterer at du prøver å bruke den høyeste og høfligste form mulig i en gitt situasjon ut av respekt for mottakeren.
Lagerfraser
Lagerfraser blir generelt unngått i Amerika, men i Japan er de faktisk forventet. Å si noe som "Hvordan har du det?" Kan høres ut som en dårlig idé på et forretningsbrev, men selv om du skriver til VPS for markedsføring i et stort selskap, spør du om mottakerens helse eller familie regnes som en høflig og gjennomtenkt gest. Bare husk å bruke den høflige språkformen til enhver tid, selv når du snakker om været.
Meshi
Et meshi er et japansk visittkort, og noe som er like med et æresmerke i den japanske lønnerenes verden. En hel ritual følger den som involverer handlingen om å motta kortet med begge hender, og mottakeren forventes å holde kortet på bordet til enhver tid under møtet. I et forretningsbrev, hvis du aldri har møtt mottakeren før, er det høflighet å inkludere en meshi med brevet. Dette er ikke nødvendig hvis du tidligere har møtt brevet mottaker.
