Kontorkommunikasjon kan primært drevet av elektronisk post og direktemeldinger, men nesten alle kontorer mottar og behandler fortsatt en enorm mengde papirarbeid. Faktisk, ifølge US Environmental Protection Agency, håndterer den gjennomsnittlige kontorarbeiderne ca 10 000 ark papir hvert år, eller i gjennomsnitt ca 2 pounds papir og pappsprodukter hver dag. Bedre office mail-management prosedyrer kan gå langt for å sikre en jevn flyt av intern og ekstern kommunikasjon.
Oppgi passende personale
Selv små bedrifter kan dra nytte av å utpeke en person til å håndtere all innkommende og utgående mail for å sikre at ingenting går tapt eller misdirected på vei til bestemmelsesstedet. Jo større organisasjonen er, desto flere ansatte skal få tildelt, samle, distribuere og samle all firmapost og pakker. Med e-post som et mer populært valg for kommunikasjon og distribusjon av offisielle dokumenter, kan håndtering av papirpost bare være en del av en ansattes jobbbeskrivelse, avhengig av volumet av e-post som går gjennom de vanlige bedriftskommunikasjonskanaler. For kommersielle leveranser (for eksempel UPS, FedEx, DHL), er resepsjonisten generelt den beste personen å motta og signere for innkommende pakker på grunn av hennes førsteklasses beliggenhet. Det er vanligvis ikke en god ide å overlevere alle andre postforvaltningsoppgaver til resepsjonisten, fordi det ansvaret ofte vil kreve at hun forlater skrivebordet uten tilsyn over lengre tid.
Opprett postdistribusjonsdiagrammer
Ledere og ansatte med ansvar for postdistribusjon bør samarbeide med å utvikle retningslinjer - ved hjelp av flytskjemaer, sjekklister eller hva formatet ditt er mest komfortabelt med - at alle ansatte, spesielt de ansatte som vil overvåke postdistribusjon og innsamling, følger. Det bør ta hensyn til alle trinnene i postsamlingen: samle posten på det sentrale samlingsstedet (en postboks, postboks, postkontor, pakkeleverandører eller konvensjonell postkasse); samle på et bestemt sted på kontoret utelukkende for post sortering; distribuere enten til avdelinger eller individuelle postkasser eller håndleveranse til hvert kontor; samle utgående e-post og sørge for at all utgående post adresseres og stemples på riktig måte; og holder postsamlingen / sorteringsområdet pent og fullt utstyrt.
Gi nødvendige forsyninger
Pass på at postinnsamlings- / distribusjonsstasjonen har alle forsyninger som personalet trenger for å gjøre jobben sin. Hvis bedriften din er stor nok til at postdistribusjonen blir mer effektivt gjort ved hjelp av en sentral beliggenhet, opprett en solid post / litteratur arrangør eller post sorterer med mange cubbyholes for hver avdeling eller medarbeider og merker hver enkelt etikett. Avdelinger vil kreve større cubbyholes enn enkeltpersoner, så gi dem god plass.Hold et velutstyrt skap eller skrivebord med båndruller og tape dispensere; pakking materiale; konvolutter; returnere etiketter i forskjellige størrelser preprinted med firmaets adresse; postlabels i forskjellige størrelser preprinted med noen av bedriftens vanligste postdestinasjoner; tid og dato frimerker; en pakke skala; penner; markører; lagringsbøller; og en liten håndbil eller dolly. Ikke glem å inkludere en industriell størrelse shredder og resirkulering hyller. Hvis bedriften din går gjennom mer post enn en person kan rive eller resirkulere, bør du vurdere å samarbeide med et eksternt dokumenthåndterings / resirkuleringsfirma for å håndtere arbeidet for deg.
Hold orden på all innkommende og utgående post
Opprett et elektronisk poststyringssystem for å spore all innkommende og utgående mail. Hvis virksomheten din er bare deg og en assistent, kan du hoppe over dette trinnet, men hvis du overvåker en stor avdeling eller et firma med dusinvis av ansatte, opprett et system som vil holde rede på datoene som posten kommer inn, og om nødvendig for hvem. Det er spesielt viktig å lage disse systemene dersom firmaet mottar mange sensitive juridiske dokumenter og pakker. Elementer går seg vill i små kontorer oftere enn du tror; Det er best å unngå disse frustrerende situasjonene ved å lage et grunnleggende Excel-regneark, som for eksempel viser når en pakke kom inn, og når den ble hevdet av mottaker eller representant.
