Generering og sending av fakturaer kan være en tidkrevende prosess. Likevel er det ikke en prosess som bør hoppes over eller ignoreres. En riktig utformet faktura hjelper en bedrift til å bli betalt og gir juridisk beskyttelse for begge parter. Hvis du noen gang blir revidert av Internal Revenue Service, kan ditt faktureringssystem underbygge din rapporterte inntekt.
Faktura Grunnleggende
Når en leverandør ønsker å bli betalt for varer eller tjenester, sender han en faktura. En faktura er et dokument som beskriver de finansielle komponentene i en forretningstransaksjon. En faktura inneholder navn og kontaktinformasjon til kjøperen og selgeren, en beskrivelse av tjenestene eller varene som er gjort, kostnaden per vare og det totale beløpet som skal betales. Fakturaer inkluderer vanligvis også en betalingsfrist, et fakturanummer og en foretrukket betalingsmåte.
Få betalt
Fakturaer hjelper et selskap til å bli betalt i sin helhet og bli betalt i tide. Det kan være vanskelig å få betalt uten en riktig faktura. Bedrifter krever vanligvis mottak av en detaljert faktura før de betaler utbetalinger. Betalingsvilkår kan hjelpe et selskap til å samle fordringer raskt. For eksempel kan et selskap si at betalingen skal betales ved mottak innen 30 dager etter mottak eller 60 dagers kvittering. Inkludert en sen gebyrpolitikk på en faktura - for eksempel er de sena betalingene utsatt for et gebyr på $ 20 - kan også bidra til å sikre rask betaling.
Etablering av juridiske rettigheter
Fakturaer gir bevis for at produkter og tjenester leveres og etablerer selskapets rett til betaling. I tilfelle en kunde ikke betaler, kan et selskap bruke kontrakter og fakturaer for å juridisk demonstrere for domstol at det skylder betaling. På samme måte kan selskapet holde kopier av fakturaer og beløp betalt til entreprenører og leverandører for å fastslå at det har fullført kontraktsforpliktelsen for betaling.
Revisjonsbevis
Selv om du gjør alt riktig, er det alltid en mulighet for at virksomheten din kan bli revidert av IRS. Under en revisjon vil IRS sikre at du har korrekt rapportert all inntekt du mottok i løpet av året. Hvis du har et organisert system med sekvensielt nummererte fakturaer, har IRS mer tillit til at du har rapportert inntekter fullt og riktig. Hvis fakturaer er uregelmessige eller ikke-eksisterende, er bevisbyrden på deg for å vise at du ikke gjemmer inntekt.
