Som leder eller veileder må du holde personalet på topp med de ulike retningslinjene og prosedyrene som er etablert for din organisasjon. Det er ikke uvanlig at retningslinjer innen en organisasjon endres regelmessig, spesielt hvis du jobber i et dynamisk eller flyktig miljø. En måte å kommunisere retningslinjer og prosedyrer på er i en gruppeinnstilling. Dette gjør at du kan dekke materialet på en gang og gir alle mulighet til å stille spørsmål.
Les over materialet for å få en grundig forståelse. Før du kan gjennomgå retningslinjer og prosedyrer med dine ansatte, må du først lese over det flere ganger. Fremhev all informasjon som kan trenge en mer detaljert forklaring. Fortsett å lese materialet til du forstår alt. Prøv å forutse noen av spørsmålene dine kan spørre.
Gi dine ansatte en kopi av utdelingen, eller informasjonen som skal dekkes, en dag før møtet. Dette gir dem en sjanse til å lese over materialet og skrive ned eventuelle spørsmål de måtte ha. Hvis det er mulig, spør personalet om å gi deg noen spørsmål dagen før møtet, slik at du kan ha tid til å undersøke dem og gi dine ansatte det riktige svaret.
Hold et møte med dine ansatte. Reserver et konferanserom og sørg for at hver deltaker bringer sin kopi av utdelingen. Har ekstra utdelinger hvis noen glemmer deres. Start økten ved å gå over materialet fra begynnelse til slutt. Når du har dekket materialet, gå over eventuelle spørsmål dine ansatte kan ha sendt inn på forhånd. Etter at alle innsendte spørsmål er besvart, spør om det er andre spørsmål.
Gå over retningslinjene og prosedyrene individuelt. Noen ganger er informasjonen av sensitiv og delikat natur, og det må vurderes individuelt med hver medarbeider. Dette kan ikke være mulig eller mulig for en stor organisasjon.
