Retningslinjer og prosedyrer er på plass for å bidra til hvordan virksomheten din fungerer internt og eksternt. Periodisk gjennomgang av dine retningslinjer og prosedyrer sikrer at du alltid følger beste praksis. Evaluering hjelper deg med å oppdatere retningslinjene dine etter behov for å gjenspeile endringer i virksomheten din eller økonomien, og å ta opp områder av behov eller bekymring i selskapet.
Definer retningslinjer
Politikk er bedriftens skriftlige protokoller for hvordan du håndterer ulike forretningsfunksjoner. For eksempel kan du ha interne retningslinjer for ting som klær på arbeidsplassen, oppmøte eller hvordan feriedager blir forespurt. Du kan også ha eksterne retningslinjer for problemer som å kjøpe eller håndtere kundeklager. I henhold til KCG Consulting Group fastsatte retningslinjene scenen for hvordan prosedyrer utvikles, gjennomføres og evalueres, og bør være i tråd med en organisasjons strategiske mål. Politikk er vanligvis utpekt av en eier, øverste ledelse, et rådgivende råd eller et styre.
Gjennomgå retningslinjer
Gjennomgå regelmessig retningslinjer for å sikre at de er komplette, omfattende og enkle å forstå. Bruk tilbakemeldinger fra kunder og ansatte i prosessen. Ifølge KCG bør en politikk være skriftlig, med et individuelt sett med retningslinjer for hver politikk. Dette gjør det lettere å forstå og gjennomgå og endre når det er nødvendig. For eksempel, hvis kundene regelmessig klager over at du ikke har innstilt tilbakebetalings- eller tilbakebetalingspolicy, eller hvis ansatte hevder at det ikke er noen rettferdig prosess for hvordan folk bruker personlige dager, er det verdt å legge til problemene i politikkanmeldelsesagendaen din. Når en policy ikke lenger gir praktisk mening eller ikke lenger gjelder, kan du oppdatere eller eliminere den.
Definer prosedyrer
Prosedyrer er trinnene eller prosessene dine virksomhetsbruk bruker i hverdagen. For eksempel kan du ha en prosedyre for hvordan du sjekker inn besøkende, åpne eller lukke virksomheten for dagen, eller rengjør eller betjene maskiner. Å ha prosedyriske retningslinjer på plass bidrar til at virksomheten din fungerer sikkert og effektivt, spesielt i områder hvor feilsteg kan være farlig eller kostbar. Hvis du for eksempel ikke har en prosedyre for å låse forretningsdørene om natten, kan du åpne selskapet for potensielt tyveri eller hærverk. Ifølge KCG bør prosedyrer inkludere informasjon knyttet til hvem som gjør hva, når de gjør det, i hvilken rekkefølge og av hvilken grunn.
Gjennomgang prosedyrer
Aktiviteter som har flere trinn, eller trinn som må brukes i en bestemt rekkefølge, bør ha prosedyriske retningslinjer. Hvis noe av virksomheten din opplever hyppige feilsteg, bør prosedyren for dette området vurderes. For eksempel, hvis kundene regelmessig klager over sen forsendelser, må du vurdere prosedyrene for å ta bestillinger, oppfylle emballasje og spore frakt. Dette vil hjelpe deg med å identifisere områder hvor avklaring eller større definisjon er nødvendig. Gjennomgå prosedyrer ved å spørre medarbeiderne ukjent med en prosess for å lese dine eksisterende retningslinjer og identifisere områder som ikke gir mening eller er vanskelig å forstå.
