Det er en rekke grunner til å skrive et forretningsbrev til en av de hundrevis av utenlandske konsulater over hele verden. For eksempel kan du ønske å be om visum eller reiseinformasjon, for å spørre om utenrikshandel muligheter, å utføre utenrikssaker, eller å skrive et anbefalingsbrev for en student som reiser utenlands for en praktikplass.
Identifiser navnet, tittelen og adressen til personen som du adresserer brevet til. Hvert utenlandsk konsulat har en detaljert nettside som inneholder en personellkatalog, sammen med lenker til ulike avdelinger, som kan hjelpe deg med å identifisere personen du skal adressere korrespondansen din til.
Følg tradisjonell forretningsprotokoll når du skriver et forretningsbrev til konsulatet. Bruk enkeltpersonens fulle navn og tittel, avdeling og konsulatadresse, formatert per landets internasjonale postsystem. Hvert land varierer, så følg de retningslinjene som er oppført i avsnittet "kontakt oss" på konsulatets nettside. Hvis du sender en kopi av brev, ta med datoen i øvre høyre hjørne av brevet. Hvis du sender e-post, oppgir du klart formålet med korrespondansen din i emnelinjen.
Skriv inn et introduksjonsbrev som inneholder en forklaring på hvem du er, hvor du er fra, hvorfor du skriver, og om du skriver på vegne av en annen person eller deg selv. Hvis du skriver på vegne av et selskap, en statlig enhet, en internasjonal organisasjon eller et utdanningsinstitutt, noter du tilknytningen etter navn og oppgir tittel og legitimasjon.
Skriv en enkel setning som kortfattet, men kortfattet skisserer formålet med korrespondansen din. Oversatt eller tolket språk kan ofte ha to betydninger, så pass på å unngå slangterminologi eller samtalevansker som kanskje ikke lett forstås av en utenlandsk leser. For eksempel, uttrykket "Jeg vil berøre base med deg" bør erstattes med, "Jeg skriver for å spørre deg om …"
Begrens brevet til et enkelt emne og vær spesifikk om resultatet du ønsker fra korrespondansen.
Slutt brevet med et takk og gi detaljer om hvordan du kan nås. Ta alltid med hele navnet ditt. Forfalske eller gjør aldri villedende eller potensielt truende utsagn i et brev til et utenlandsk konsulat.
Ta kontakt med ditt lokale postkontor om portokrav og forventet leveringstid. Hvis du omslutter en selv adressert, stemplet konvolutt for å sikre et raskt svar på brevet, må du sørge for at du har riktig mengde US-porto på returkupongen.
Tips
-
USAs utenlandske konsulatwebsteder er skrevet på engelsk mens internasjonale utenlandske konsulater vanligvis skrives på sitt morsmål med en lenke til en engelsk versjon.
