Når utleiere bytter kontormedlemmer, er det nyttig å gi leietakere råd til disse endringene, spesielt for ansatte som ofte samhandler med leietakere. Det er lett å informere leietakere om bemanning og andre viktige endringer med brev.
Samle en liste over navn og adresser til alle leietakere som vil bli påvirket av endringen. For eksempel, hvis du leier plass på flere steder og derfor opererer mer enn ett utleiekontor, trenger du bare å kommunisere forandringen med de leietakere som håndterer leiekontoret der endringen skjer. Hvis du bare har ett kontor, varsler du alle leietakere.
Klargjør brevet på firmaets brevpapir topp gjør det "offisielt", og date det for datoen du forventer at de fleste bokstaver blir distribuert. Bruk mailmerge-teknologi til å tilpasse hvert brev, eller du kan bruke et mer generelt format ved å adressere hvert brev "Kjære Leietaker."
Innholdet i brevet skal være kort og forretningsmessig, og generelt bør det ta to avsnitt med innhold, pluss et avsluttende avsnitt. Rapporter personellendringen i første ledd. Hvis den nye medarbeideren forutsetter alle de avgangstakerens plikter, si det, oppgi oppgavene: "Jennie Smith forlater firmaet 12. mars og vil bli erstattet av Mary Jones, som vil være ansvarlig for leieklager, vedlikehold forespørsler, samle leie og svare på alle relaterte spørsmål."
På den annen side, hvis oppgavene som tidligere ble utført av avgangstaker, vil bli fordelt mellom eksisterende og / eller nye ansatte, gjør det klart i første ledd; for eksempel: "Jennie Smith forlater firmaet den 12. mars og vil bli erstattet av Mary Jones, som vil være ansvarlig for leietaksklager og vedlikeholdsforespørsler. Joe White tar over ansvaret for å samle leie og svarer på alle relaterte spørsmål."
I andre ledd skal du inkludere alle relevante datoer; i mange tilfeller, for eksempel, går en medarbeider på en fredag, og erstatteren rapporterer følgende mandag. I andre tilfeller er det en kort periode med overlapping mens avgangspersonalet trener den nye. Lukk annet ledd ved å si at fra og med datoen for endringen fremover, skal alle relevante spørsmål, kommentarer og problemer rettes til de som nylig er ansvarlige for dem, og nevne dem igjen. For eksempel, "Start 15. mars, vennligst adresser klager og vedlikehold forespørsler til Mary Jones, og kontakt Joe White for noe å gjøre med leie."
I siste avsnitt informerer leietakere om at de bør gjerne kontakte deg med bekymringer, kommentarer eller spørsmål. Skriv brevet "Vennlig hilsen", etterfulgt av navnet ditt.
Tips
-
Utleiere eller deres ansatte kan hånd-levere eller sende disse typene brev; Alternativt kan de distribueres med leieinntekter.
Motstå trang til å være chummy og gi for mye informasjon, selv når ting er åpenbare. "Jennie Smith forlater for å få en baby," eller "Jennie Smith blir gift og går på sin bryllupsreise, og vil da flytte ut av staten" begge er eksempler på å gi alt for mye informasjon. La Jennie dele sin informasjon med hvem hun velger, og begrense brevet til det som er nødvendig for virksomheten.
