Du er ikke fornøyd med et bestemt produkt eller en tjeneste. I stedet for å klage til venner og slektninger, ta tiltak og skriv et klagebrev. I tillegg til å være en permanent registrering av klagen din, kan et godt skrevet klagebrev motivere firmaet som er ansvarlig for produktet eller tjenesten for å sikre at du og andre kunder ikke opplever disse problemene i fremtiden. Lag et godt formatert forretningsbrev som får positive resultater.
Elementer du trenger
-
For å skrive et klagebrev, trenger du følgende:
-
Fakturaer og kvitteringer
-
Kvalitetspapir av høy kvalitet
Opprett ditt brev ved hjelp av fullblokkformatet, som foretrekkes av de fleste bedrifter i USA. Venstre - rettferdiggjør alle deler av brevet. Du kan sette inn et kolon eller komma etter hilsen og et komma etter den gratis lukkingen. Alternativt kan du legge ut tegnsetting.
Begynn datoen 6 til 10 linjer under brevpapiret eller overskriften. Bruk det amerikanske formatet, for eksempel 15. januar 2011.
Legg igjen fire til seks linjer mellom datoen og den innvendige adressen. Ta med kontaktpersonens navn og firmanavn. Telefon selskapets sentralbord og be om navn og tittel til den aktuelle lederen. Bekreft riktig staving av hans / hennes navn. Hvis du ikke kan identifisere et navn, bruker du en passende tittel, for eksempel "Kunde Service Manager."
La to tomme linjer og skriv inn hilsen. Ikke bruk "Kjære herre eller fru" eller "til hvem det kan bekymre seg." Bruk mottakerens etternavn med riktig personlig tittel. Hvis du er usikker på kjønn, bruk "Kjære Chris Smith."
Dobbeltrom og begynn bokstavets kropp. Bruk minst tre avsnitt for brevet, og la et dobbeltrom mellom dem. Når du skriver brevet, henvis til eventuelle fakturaer eller andre dokumenter du har mottatt fra selskapet. Sørg for at alle produktnavn, priser og andre detaljer er nøyaktige.
Start med en positiv notat. Bruk første ledd for å nevne din lojalitet til merkenavnet eller firmaet. For eksempel, "Jeg har alltid hatt glede av å kjøpe møbler på butikken din. Jeg setter pris på de fantastiske rådene jeg har mottatt fra butikkens dekoratør og føler meg veldig komfortabel med alle mine kjøp."
Bruk andre ledd til å inkludere detaljer som leseren trenger å vite for å behandle klagen din. For eksempel, "På 25. februar 2011 bestilte jeg et dynedeksel (Bestill # 5768, blått blomstretrykk, dronningstørrelse) fra din online katalog. To uker senere mottok jeg dynedekselet. Etter å ha pakket det opp, oppdaget jeg en sterk metallisk lukt, som lingered etter at to vaskes. Vedlagt er en kopi av fraktordren. " Ikke send originale kopier av kvitteringer eller andre dokumenter.
Oppgi forventningene dine i tredje ledd. For eksempel: "Siden dampfunksjonen til strykejernet ikke virker ordentlig, forventer jeg en fullstendig og umiddelbar tilbakebetaling på $ 52,38 pluss porten jeg betalte for retur av strykejernet. Jeg venter 4 uker for ditt svar. Hvis jeg ikke hører fra deg, vil jeg kontakte Better Business Bureau."
Legg igjen to tomme linjer og skriv inn en passende gratis lukking, for eksempel "Yours truly" eller "Med vennlig hilsen." Legg igjen fire til seks tomme linjer for signaturen din. Rett under, skriv inn din maskinskrivte signatur.
Dobbeltrom og skriv inn kabinett (er).
Tips
-
Bruk papir av høy kvalitet. Opprett et overskrift som inkluderer ditt navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Skriv korte avsnitt og hold lengden på brevet til en side. Bruk funksjonen Utskriftseksempel i tekstbehandlingsprogrammet til å kontrollere vertikal plassering av brevet. Juster avstanden om nødvendig. Spør en pålitelig venn eller slektning for å korrekturlese brevet. I tillegg til å sjekke stavemåte, tegnsetting og grammatiske feil må din venn eller slektning sørge for at tonen i brevet er riktig.
