Et klagebrev tjener som en permanent registrering av klagen din med en person eller organisasjon. Et godt skrevet brev angir klart problemet du har møtt med et bestemt produkt eller en tjeneste og den forventede oppløsningen. Når du skriver brevet, ta en rolig og profesjonell tone. Unngå trusler, uberettiget rants, sarkasme eller upassende språk. I de fleste tilfeller skriver du et brev til en person som ikke var ansvarlig for problemet ditt, men han kan være nyttig i å løse det.
Adresse brevet til en bestemt person. Ikke bruk "Kjære herre" eller "til hvem det kan bekymre seg." Telefon selskapets sentralbord og be om navn og tittel til den aktuelle lederen. Bekreft riktig staving av navnet hennes. Hvis du ikke kan identifisere et navn, bruker du en passende tittel som "Kundeservice Manager".
Bruk penn og papir eller utkastet til tekstbehandlingsprogrammet til å registrere alle detaljene som er relevante for klagen din. Inkluder informasjon som produktnavn og beskrivelse, bestillingsnummer, merkenavn, modellnummer, pris og kjøpsdato. Kopiér alle dokumenter knyttet til klagen din. Les om all informasjonen og kontroller at klagen din er legitim.
Start brevet med en positiv notat. Bruk første ledd til å diskutere noen positive aspekter av organisasjonen. For eksempel kan du nevne din lojalitet til merkenavnet eller noen spesifikke forhold til bedriftspersonell. For eksempel, "Tidligere har jeg hatt glede av å besøke butikken. Mange av salgsforetakene hilser meg etter navn og går ut av deres måte å sikre at jeg er fornøyd med mine kjøp."
Oppgi arten av klagen din i andre ledd. Ta med alle detaljene som leseren trenger å vite for å behandle klagen din. For eksempel, "Under betingelsene for min 30-dagers garanti, returnerer jeg skjermen jeg kjøpte 7. mars 2011, for $ 373.89. Vedlagt er en kopi av kvitteringen." Ikke send originale kopier av kvitteringer eller andre dokumenter.
Bruk tredje ledd til å tydelig angi dine forventninger. For eksempel, "Siden brødristeren ikke utfører som angitt av produsenten, forventer jeg en fullstendig og umiddelbar tilbakebetaling på $ 47,83 pluss porto jeg betalt for retur av brødristeren. Jeg vil vente fire uker for ditt svar. Hvis jeg ikke hører fra deg, vil jeg kontakte Better Business Bureau."
Tips
-
Ta med navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Skriv korte avsnitt og hold lengden på brevet til en side. Spør en pålitelig venn eller slektning for å korrekturlese brevet. I tillegg til å sjekke stavemåte og grammatiske feil, må hun sørge for at tonen i brevet er passende.
