Kanskje den største utfordringen involvert i å lage et sammendrag, holder det kort når det er så mye du vil si.Tanken bak et sammendrag er ikke å overvelde leseren din med detaljer, men å selge prosjektet eller forslaget ditt selv før han begynner å lese den lengre rapporten. Dette legger stor vekt på et kort dokument, og noen ganger kan visuell appell telle like mye som de faktiske ordene dine.
Bestemmer om du trenger et sammendrag
Prosjektet ditt kan ikke kreve et sammendrag i det hele tatt. Hvis du har blitt invitert til å sende inn et forslag, kan forespørselen om forslag indikere at et sammendrag ikke er nødvendig. Hvis det ber om oppsummering, kan det være detaljert hva du bør inkludere, og dette vil gjøre formatering og skrive det lettere.
Bestemme lengde
Før du begynner å skrive og formatering, hjelper det å få en ide om hvor mange sider du har til rådighet for å få de viktigste poengene dine på tvers. Colorado State University anbefaler at et sammendrag ikke overstiger 10 sider eller 10 prosent av hele rapporten eller forslagets lengde. Men Texas A & M University anbefaler ikke å overskride 5 prosent av forslaget eller rapporten. Det vil i noen grad avhenge av arten av prosjektet ditt, men telle opp de totale sidene i rapporten din og planlegger å komme inn i et sted mellom 5 og 10 prosent av det.
Organisering av innhold
Hvis du har færre enn 10 sider å jobbe med, er det viktig å organisere informasjonen din for best mulig innvirkning. Begynn med en introduksjon, som forklarer formålet med rapporten eller forslaget. Flytt derfra for å forklare målet eller løsningen på problemene som er opptatt i introduksjonen. Tildel en del for å undersøke funn som støtter ditt mål, hvis det er hensiktsmessig. Forklar hvordan du skal implementere prosjektet ditt. Hvis dette innebærer flere trinn, bryter du dem ned med punktpunkter. Deretter gjør du dine anbefalinger og pakker opp med en kort salgsstilling.
Formatering av innhold
Selv om lengden på sammendraget ditt er viktig, unngå fristelsen til å kramme så mange ord inn i sidene som mulig i et forsøk på å drive hjem prosjektets mål. Legg igjen nok hvitt plass for ikke å overvelde leseren din når han først ser på oppsummeringen - sider som er fylt med ord kan være skremmende. Bruk korte avsnitt oppdelt av overskrifter og punktpunkter. Prøv å ikke inkludere mer enn ett avsnitt i hver seksjon. Ved siden av hver overskrift kan du inkludere en referanse til hvilke sider i rapporten din som inneholder mer detaljert informasjon om hva det delen som diskuteres. Ta med kontaktinformasjonen din i slutten - hvis leseren ønsker å nå ut til deg med en gang, vil du ikke at han må grave gjennom rapporten for denne informasjonen. Du kan sentrere dette slik at det skiller seg ut.
