Som executive golfbaner, som er kortere og tar mindre tid å spille enn tradisjonelle kurs, er et sammendrag den forkortede formen av den lange rapporten du har skrevet. Det betyr imidlertid ikke at det er noe mindre viktig, men. For å være mest effektiv, bør den følge et bestemt executive summary format. Din oppsummering vil bli lest av folk som ikke har mye ledig tid. Den må ta tak i deres oppmerksomhet og holde den gjennom alle vitale punkter du vil at de skal vite, og når de er ferdige, vær så glade for å høre mer.
Oppsummeringsdefinisjonen
Et sammendrag er mini-versjonen av et viktig dokument du skriver. Som sådan bør det berøre alt i rapporten. Som det viktigste, større dokumentet, er sammendraget formelt fordi det følger med formelle rapporter. Det skal skrives i den tredje personen som om noen forteller andre om virksomheten din. På bare en til tre sider må den forklare hva virksomheten din gjør, hvem målmarkedet er, og hvordan virksomheten din er bedre enn andre virksomheter av sin art.
Men et sammendrag bør ikke være for salgsorientert. Det er ikke et markedsføringsstykke. Hold tonen informativ, men overdriv ikke fakta. Oppsummeringen skal kunne stå på egen hånd slik at leseren etter å ha lest det, vil få et komplett, men forkortet bilde av virksomheten og formålet med rapporten.
Når skal du bruke et Executive Summary
Skrive et sammendrag for en formell rapport er en smart strategi for å få din lange rapport til slutt lest. Det betyr ikke at du alltid trenger en, men. Du kan tilbringe dager som jobber med et budsjett, som selvsagt er viktig og kan anses som formell. Men du trenger ikke et sammendrag for å følge det. Executive oppsummeringer er for komplekse, lange dokumenter som folk kanskje ikke leser helt.
Rapporter som er skrevet for å tiltrekke seg investorer, få lån eller oppmuntre partnerskap er ofte lange. Før noen, bank eller venture kapitalist vil være enige om å investere eller samarbeide med deg, vil de vite alt om din virksomhet. Det krever et lengre dokument fra deg. Men de har ikke tid til å lese hver lang rapport som krysser skrivebordet sitt.
De vil skanne sammendraget, skjønt. Hvis det ser interessant ut og er lett å forstå, vil de lese hele sammendraget. Etter å ha lest det, bør de ha et komplett øyeblikksbilde av virksomheten din, dine mål og hva du ber om dem. Deretter kan de se på sidene i rapporten selv for den fulle versjonen av hva som helst som har interessert seg.
Sammendragsmal
Sammendraget bør følge rekkefølgen på den større rapporten. Det formatet gjør det enkelt for leserne å finne informasjonen de er interessert i å lære mer om. En eksempelsammendrag som følger med er:
Formålet med rapporten: Dette kan være en setning eller et kort avsnitt.
Foretaksbeskrivelse: Firmanavn, Formålet med selskapet, Kort historie (dvs. Stiftet i 2017 til …) og hva virksomheten er kjent for.
Målgruppe: Hvem bruker dine produkter eller tjenester nå, og hvem vil du bruke dem i fremtiden.
Organisasjon av selskapet: Kort beskrivelse av C-nivå og andre teammedlemmer integrert i denne rapporten.
Beskrivelse av produkter eller tjenester: Kort oversikt over produktlinjer eller tjenestekategorier. Fremhev de store, kjente eller mest lønnsomme produktene eller tjenestene. Beskriv nye produkter eller ideer du vil introdusere hvis det er et mål eller en grunn til å be om finansiering.
Markedsføringsarbeid: Sammendrag av hvordan du har markedsført selskapet, inkludert alle muligheter som reklame, PR, arrangementer og salgsteam. Hva du vil endre eller forbedre.
Problemer / løsninger: Oversikt over problemer som oppstår, løsninger hittil og foreslåtte løsninger etter finansiering.
Finansiell øyeblikksbilde: Beskrivelse av din nåværende økonomiske situasjon og fremskrivninger av fremtid med finansiering, forventet vekst og langsiktige mål.
Wrap-Up: Oppsummer, i noen få setninger, konklusjonene fra rapporten.
Hent utenfor meninger
Spør andre forretningsfolk, hvis meninger du verdsetter, for å korrekturlaste ditt sammendrag for grammatikk, skrivefeil, andre feil og helhetlig klarhet. Be om råd som de må gjøre det bedre. Hold et åpent sinn og ikke ta personlig råd eller kritikk.
Endring for spesielle formål
Vurder å ha litt forskjellige versjoner av sammendraget til forskjellige formål. For investorer, fokus på hvorfor det ville være verdt å investere i din bedrift. For lån, snakk mer om hva du har oppnådd med tidligere lån og din kredittverdighet. For potensielle partnere, merk hva de to av dere kan oppnå sammen.
