Notater er en standardform for virksomhetskorrespondanse. De er skrevet for å være informativ eller kreve en handling. Du kan skrive interne eller eksterne notater. Eksterne notater sendes til personer utenfor organisasjonen din. For eksempel kan du sende et konsulentmemo til profesjonelle konsulenter som ber om et forslag til et bestemt prosjekt. Du kan be konsulentene sende bud på prosjektet, en tidsramme for ferdigstillelse og noen eksempler på arbeid gjennom notatet.
Skriv en overskrift for ditt rådgivende notat. Overskriften inneholder fire linjer, hver med en bestemt etikett: Til, Fra, Dato og Emne. Ditt navn og firmaets navn går i første linje. Den andre linjen inneholder navnene på alle de profesjonelle konsulentene du sender notatet til. Den tredje linjen er datoen du planlegger å sende den ut, og den fjerde linjen bør forklare emnet i notatet med bare noen få ord, for eksempel "Web Design Proposal Request".
Forklar formålet med ditt rådgivende notat i første ledd. Notater er generelt konsise og til poenget. La konsulentene vite hva slags prosjekt du trenger fullført, og at du leter etter forslag fra kvalifiserte fagfolk.
Diskuter detaljene i prosjektet ditt i de neste avsnittene. Disse detaljene kan omfatte hvilket som helst budsjett eller tidsfrist du har, på hvilken dato du ønsker å motta forslagene, hva du vil inkludere i forslagene og prosessen du vil bruke til å velge en konsulent.
Oppgi kontaktinformasjonen din i begynnelsen av det avsluttende avsnittet. La konsulentene vite hva den beste måten å kontakte deg er, og hvordan du foretrekker å motta informasjonen du ber om, for eksempel via e-post eller via e-post. Påminn konsulentene om fristen for å svare. Ikke glem å takke konsulentene for deres tid.
