En av de mest frustrerende aspektene ved å drive en bedrift er å håndtere dårlige kontroller. Å håndtere returnerte sjekker kan være en komplisert sak. Det vanligste problemet virksomhetseiere og ledere står overfor, er hvordan man skal knytte emnet til en kunde, spesielt hvis han er vanlig. Kanskje den vanligste og høflige måten å samle inn penger på, er med et godt utformet brev angående gjelden.
Skriv brevet på firmaets brevpapir. Ikke forveksle problemet ved å be om betaling på ditt personlige brevpapir.
Bruk riktig hilsen til kunden din, to mellomrom under returadressen. Bruk termen "Kjære" pluss etternavnet som "Kjære Mr. Jones" eller "Kjære Ms Smith." Du kan bruke det generelle "Hei" eller "Greetings" i stedet, men en personlig adresse er bedre. Unngå å bruke et fornavn eller uformell hilsen som "Hei".
Begynn brevet ved å adressere gjelden på en ikke-truende måte. Et eksempel på dette ville være: "Vi skriver for å fortelle deg at en personlig sjekke du utstedte oss, ble returnert til oss uten betaling av banken." Fortsett på en måte som gir mottakeren fordelene med tvil: "Vi er sikre Dette representerer ingenting mer enn et tilsyn fra din side, og at du raskt retter feilen."
Gi alle detaljer angående dårlig sjekk, for eksempel navn på banken, sjekkenummer og dato samt beløpet. Du kan også referere kundens kontonummer med firmaet ditt og dokumentere saldoen på den kontoen.
Referer din "retur sjekk avgift" politikk hvis du har en. For eksempel, hvis du har en skriftlig policy som angir en $ 20 avgift for alle returnerte sjekker, vil du sitere fra det og be om det sammen med beløpet av sjekken. Alltid gi kunden beløpet for hele saldoen på grunn av, for eksempel "Vennligst oppgi $ 150,00 for din returnerte sjekk pluss $ 20 returnert sjekk avgift for totalt $ 170,00."
Oppgi kunden om hvordan han kan overføre midler til deg. For eksempel kan du be om å ta med penger til forretningsstedet eller sende en postanvisning eller sertifisert sjekk til din forretningsadresse. Angi også om du kan godta kreditt- eller debetkort via telefon eller personlig.
Oppgi betalingsbetingelsene: "Vennligst send betaling innen 15 dager." Lukk med en invitasjon til mottakeren om å ringe deg med spørsmål.
Skriv av og kopier din advokat. Legg til "esquire" til advokatens etternavn, slik at mottakeren vet at en advokat overvåker situasjonen. Du ønsker ikke å true en rettslig handling i et første brev. Gjelder gjeldsmessig er det foretrukne valget. Når du kopierer advokaten din, advarsler mottakeren at du kan ta mottakeren til retten hvis problemet ikke er løst.
Tips
-
Hvis du ikke hører fra debitor innen 10 virkedager, følg opp med et annet brev som understreker behovet for å høre tilbake fra ham innen en uke. Hvis du ikke mottar svar, eller skyldneren nekter å betale, snu saken til advokat.
