Det har skjedd for alle minst en gang. Du har gått i shopping, eller har en slags tjeneste gjort, og du har hatt en forferdelig kundeopplevelse. Naturligvis skal du fortelle vennene dine alt om det. Men hvis du vil sørge for at det ikke skjer igjen, er en av de beste måtene å få tilfredsstillelse til å skrive et kundeklagerbrev. Det er ikke alltid morsomt å skrive en av disse - for det er den eneste grunnen til at du gjør det, fordi du hadde en dårlig opplevelse - men det kan gjøres på en profesjonell måte som kan gi deg noen overraskende resultater. Slik skriver du en kundeklagebrev som vil få litt oppmerksomhet fra de som leser den.
Hvordan skrive et klagebrev til kunden
Først av alt, få et navn. Finn ut hvem oppmerksomheten brevet skal gå til. Ikke bare send den til "Attention: Kundeservice", fordi ingen er ansvarlig for det. Spør butikken, enten personlig eller på telefon, hvem personen er som har ansvaret for kundeklager. Eventuell korrespondanse skal sendes til den personenes oppmerksomhet. Hvis de også har en tittel, må du ta med den, slik: "Oppmerksomhet: David Jones, Vice President of Marketing".
Deretter skriver du brevet. Ikke send e-post; de er altfor upersonlige og det er lett for dem å forsvinne i cyberspace. Send et vanlig brev, enten til butikken selv eller til bedriftens kontorer. Hold brevet kort og kortfattet; Ikke mer enn to sider skal være alt du trenger for å forklare situasjonen.
Når du jobber med brevet, ta med detaljer om situasjonen. Si nøyaktig hva som skjedde, for eksempel, "Da jeg var i butikken din tirsdag 5. mars, var en kasse med navnet Lorraine ekstremt uhøflig mot meg." Hvis mulig, dokument ganger. Hvis det er en butikk eller bedrift hvor du har en nummerert konto, for eksempel et varehus eller legekontor, må du inkludere kontonummeret ditt i all korrespondanse. Det vil hjelpe hvem som leser brevet ditt for å koble klagen din med hvem du egentlig er.
Bruk en positiv, respektfull tone. Sjansen er at brevet ditt skal gå til en senior administrativ person, som vil sympatisere med situasjonen din. Snarere enn å være fiendtlig, formidle at du er et uskyldig offer. Enda bedre, gjør det klart at du forstår at slik dårlig service ikke er selskapets normale standard, og at du vet at virksomheten din aldri ville ha bevisst behandlet deg dårlig. Påminn dem om at du virkelig liker å handle der, men du vil sørge for at de er klar over en potensielt skadelig kundeservice situasjon.
Til slutt, be om svar. Angi en frist, men gjør det til en rimelig måte. Si noe som helst, "Jeg håper å høre tilbake fra deg innen de neste tretti dagene, slik at denne saken kan løses." Hvis du ikke hører tilbake fra personen du har skrevet til i den tildelte tiden, ring eller send et oppfølgingsbrev (enda en grunn til at du skal få en persons navn på brevet). Uansett hva svaret er, om det er et brev med unnskyldning eller til og med kuponger for flere produkter, send en takknemme når brevet er løst. Følg disse enkle strategiene, og du er sikker på å få et positivt svar på kundens klage!
Tips
-
Hvis det er mulig, prøv å løse situasjonen umiddelbart etter at det skjer. Sjansene er gode at du ved å snakke med en leder eller veileder i person, vil kunne få litt tilfredshet. Hvis veileder eller butikkleder ikke tar deg tid til å snakke med deg, eller hvis de avviser deg uten å løse problemet, så gå høyere opp i bedriftsstigen.
Advarsel
Ikke gjør urimelige krav, som, "Jeg vil at mekanikeren sparken!" eller "Jeg regner med å bli kompensert for denne ulempen!" Med mindre du virkelig har blitt økonomisk skadet av hendelsen, er en enkel unnskyldning et perfekt godt svar.
